ساختار و وظیفه یا چابکی؟
صحبت از چابکی این روزها همه جا هست. در صنعت نرم افزار صحبت از متدهای چابک است، در صنایع دیگر، صحبت از اصطلاحاتی مرتبط با این حوزه زیاد است. اما در عمل چه رخ میدهد؟ علم و دانش ما در حوزه سازمان همان علم و دانش سالها قبل است. هنوز در پی شرح مشاغل و طراحی ساختار هستیم. ساختار چرا طراحی میشود و قرار است چه رخ دهد؟
ساختار کمک میکند که هر کاری و هر نیازی از مسیری به نقطه درست تصمیم گیری و اقدام هدایت شود. این یعنی زمان بری و این یعنی کشتن زمان. در واقع ساختار بر علیه چابکی عمل میکند. این به آن مفهوم نیست که نباید ساختار وجود داشته باشد، این نیست که هر کسی هر کاری دلش خواست بکند، این به آن معناست که بدانیم چه میکنیم.
چرا نیازی که توسط یک کارشناس فروش درک و حس میشود، باید از مجاری خاصی عبور کند، با معیارهای خاصی سنجیده و کنترل شود و سپس تصمیم گیری شود و بعد همان مسیر را طی کند تا به همان کارشناس فروش برسد؟ آیا جز این است که میخواهیم تصمیمهای درست و یکپارچه بگیریم که تمام منافع سازمان در آن لحاظ شده باشد؟ آیا این پیام را نمیدهیم که اطلاعات لازم برای تصمیم گیری فقط در سطوح خاصی از سازمان است؟ وقتی اطلاعات در دسترس نیست، افراد چطور میتوانند تصمیم بگیرند و خلاق باشند؟
نخستین و فراگیرترین پاسخی که مدیران به این موضوع دارند، این است که افراد به اندازه کافی توانمند نیستند و این پاسخ سخت چالشی است.
افراد چطور باید توانمند شوند؟
افراد به دو طریق توانمند میشوند:
- با آموزش روشهای مثلاً تصمیم گیری و تحلیل اطلاعات و یافتن شیوه های درست حل مسئله
- با تمرین آموخته های فوی در محیطی امن و عاری از تهمت و افترا و مقصر یابی
معمول است که در بسیاری از سازمانها مورد اول برای کارکنان تامین میشود. اما این کافی نیست. کارکنان هم باید مسئولیت و نقش خود را در توسعه فردی دریایند و در راستای آن کاری کنند. این صحیح نیست که ما بخواهیم که سازمان تمام مسئولیت توسعه ما را بر عهده بگیرد و اصلاً سازمان نمیتواند منابع لازم برای این موضوع (چه ریالی چه غیر ریالی) را تامین کند. هیچ سازمانی چنین منابعی ندارد و نمیتواند داشته باشد. بنابراین اینجا نقش کارکنان است که به فکر توسعه خودشان باشند و از سازمان هم بخواهند که در این حوزه برایشان کاری کند. یعنی یکی از مطالبه های کارکنان میتواند به نظر بنده باید توجه به توسعه فردی باشد.
اما مورد دوم، معمولاً در گروی مورد اول قرار میگیرد و این دور باطل، سازمان را آزار میدهد، فرد را بیشتر و هر یک دیگری ار مسئول یا مقصر قلمداد میکنند.
یک مدیر از کجا باید شروع کند که به کارکنانش اطمینان کند و به آنها فضا بدهد؟ به نظر من این از نشان دادن توانائی ها شروع میشود. به قول شاعر : از تو به یک اشاره، از من به سر دویدن!
بسیارند مدیران و سازمانهایی در سطح جهان که این را باور نمیکنند و سازمانشان همان سازمان کوچک و متمرکز باقی میماند. اینجا نقش من مطالبه و مطالبه است و نهایتاً اگر نشد، خروج هم یک گزینه است که باید طرفین به آن فکر کنند.
ساختارهای سنتی طراحی میشوند تا کنترل را در سازمان ایجاد کنند و این کنترل اگر کنترل نشود، به ضد چابکی تبدیل خواهد شد.
پیشنهادم این است که به شیوه های نوین طراحی ساختار توجه کنیم، از ساختار اگر برای اعمال کنترل استفاده میکنیم و آن را دائماً تقویت میکنیم که خطوط تصمیم گیری را به گمان خودمان در بهترین نقطه قرار دهیم، در جائی که همه اطلاعات هم همانجا متمرکز است، این ساختارهای سنتی ما را به جایی دیگر نخواهد برد. باید نگاهمان را به طراحی ساختار، تازه کنیم.
در این باب، تعریف شغل و مسئولیت هم تغییر میکند که داستان مفصل دیگری است که دوست دارم در فرصتی دیگر به آن هم بپردازم.
پیشنهادم این است که ساختار را نوعی دیگر نگاه کنیم و آن را برای خودمان و برای اهدافمان طراحی کنیم، نه برای گسترش و تحکیم کنترلی که به اجزای سازمان داریم.
شما چه تجربه ای دارید؟
سربلند باشید
