لازمه کار تیمی

خیلی از سازمانها دوست دارند،‌یا مجبورند کارشان را به صورت تیمی انجام دهند. اما واقعا برای اینکه تیمهای ما کار کنند، چه باید کرد؟

در این مطلب به بحث در مورد 3 شاخصه لازم برای اینکه تیم ما کار کند،‌ خواهم پرداخت.

شاخصه های اصلی را من تعامل، هم کاری (مخصوصاً جدا نوشتم) و هم دلی میدانم.

البته اگر شما هم شاخصه های دیگری پیشنهاد کنید،‌ من مخالفت نمیکنم، اما به نظرم خوب است اول روی مهمترها کار کنیم تا بعد به درجه های بعدی اهمیت برسیم.

عجی داستانی است این تعامل. در همه زمینه ها، هر جا میخواهیم بهتر شویم، هست. بهتر یعنی چه؟ من بهترین تعریفم برای “بهتر بودن” این است که با صرف انرژی کمتر، به نتایج بهتر رسیدن. چطور میشود کمتر انرژی مصرف کرد؟ از جاهائی که انرژی ما را هدر میدهند،‌دوری کنیم. مثل اصطکاک. هم در فیزیک این عامل انرژی را هدر میدهد، هم در زندگی و کار.

چطور از اصطکاک جلوگیری کنیم؟ با تعامل، با حرف زدن. چطور حرف بزنیم؟ نیازاریم، احترام بگذاریم، منطق داشته باشیم.

جالب است، به نظرم این تعامل همان است که در سازمان “بر هر درد بی درمان، دواست”

بگذریم.

آمار جالبی هست که میگوید 70% اشتباهات کاری،‌ در نتیجه مستقیم ضعف در تعاملات کاری رخ میدهند. خیلی عدد بزرگی است. آن قدر بزرگ که اگر نصفش هم راست باشد، باز هم بزرگ است:-)

تحقیقات دیگری نشان داده که فقط 7% (بله هفت درصد) از آنچه ما تعامل میدانیم، به صورت شفاهی انجام میشود.

معمولاً برقراری رابطه و تحقق تعامل بیشتر در این است که “پیاممان” را چطور منتقل میکنیم، نه اینکه چه میگوئیم.

حتما این تجربه را دارید که با بعضی ها با یک نگاه میفهمید که چه میخواهند، این همان تعامل است و این حاصل دنیایی کار و ارتباط است تا به اینجا رسیده است. حالا فکر کنید که در تیمی کار میکنید که همه با یک نگاه، یا یک کلمه، میفهمند که چه خبر است. راندمان چه میشود؟ یا برعکس، تیمی را فرض کنید که برای اینکه بدانیم در تیم چه خبر است، باید ساعتها جلسه و درگیری را پشت سر بگذاریم (اصطکاک). خوب حالا راندمان کجاست؟

از همینجا مفهومی تحت عنوان تعامل موثر مطرح میشود. این مفهوم به ویژه وقتی پای تیمها در میان است،‌نقش مهمی دارد. این تعامل موثر عین یک خیابان دوطرفه است که پیامها در آن در حرکتند، از شما و به سوی شما. اما یک نکته مهم وجود دارد. پیامی که شما میخواهید بدهید مهم نیست،‌پیامی که طرف شما دریافت میکند مهم است و عمل میکند.

من عاشق این جمله اخیرم. ما فکر میکنیم که خوش قلبیم، فکر میکنیم که خیر خواهیم. بعد میرویم به یک جوان میگوئیم که “احمق، چرا درس نمیخوانی؟” یا “این چه ریختیه؟” بعد هم فکر میکنیم که بابا این جوونا اصلاً نمیفهمن. من که به سن اینا بودم…

ما تمام شخصیت او را به هم ریختیم، او دیگر بقیه کلام را نمیشنود. پیامی که دریافت میشود، اصلاً در آن خیرخواهی و شعور نیست. من خودم استاد این کارم که بد پیام بفرستم. اعتراف میکنم. بگذریم.

پیامی که دریافت میشود مهم است، نه پیامی که ما میخواهیم بفرستیم. پس باید مطمئن شویم که پیامی که میخواهیم بفرستیم و رد و بدل کنیم، درسد دریافت شده باشد.

هر قدر به این موضوع کمتر توجه کرده باشیم، به مرور داستان پیچیده تر میشود. چرا؟ چون افراد از هم ارزیابی هایی دارند. در واقع افراد قبل از آنکه شما دهانتان را باز کنید، در مورد آنچه میخواهید بگوئید قضاوتی دارند که خیلی سخت است آن را تغییر دهند. آنها از شما بر اساس عملکرد گذشته تان، قضاوت دارند. حتما دیده اید، وقتی جمعی را دعوت میکنید، همه از قبل میگویند ” آها باز میخواهد راجع به … صحبت کند.” 

میگویند که “درک” کلید تعامل شفاف است. یعنی اینکه شما بدانید که چطور میخواهید پیامتان را ارسال کنید و اطرافیان شما چطور ترجیح میدهند که پیام را دریافت کنند. درست همانطور که یکی ترجیح میدهد تلفن کند، و یکی ترجیح میدهد ایمیل بزند. این هم همانطور است و بدیهی است که هر قدر شما پیامتان را به شیوه ای که برای مخاطب قابل درک تر باشد، ارسال کنید، در ارسال پیام موفق تر خواهید بود.

شناخت شاخصه های رفتاری همکاران اینجا نقش مهمی دارد. اگر درک کنید که افراد به شویه های مختلف کار میکنند، و به شیوه ها یمختلف “پیام دریافت میکنند” و رفتارتان را با آنها تنظیم کنید، گامهای بلندتری میتوانید بردارید. شک نکنید.

عدم توجه این مسئله، مصداق همان “به در بسته زدن” است.

اما در مورد همکاری، با هم کار کردن، واقعا  میتواند سخت باشد. یک تیم را در نظر بگیرید. یکی از تیمهائی که دور و برتان میبینید. افرادی در آن هستند که برای خواسته های تیمی و سازمانی شان، پافشاری میکنند، مصمم هستند و هدف محورند. بله درست حدس زدید، منظورم D های تیم است. اما در کنار اینها، افرادی هم هستند که سیستماتیک، دقیق و مراقب هستند، یعنی ترکیبی از C ها و S ها.

اینها اصلاً انگیزه های هم را درک نمیکنند. چه بسا در دل، به هم میخندند. حالا به این تفاوت انتظارات و اهداف، تعامل ضعیف را هم اضافه کنید. نتیجه چه میشود؟ تنش و برخورد در تیم. یکی به سمت نتیجه میراند،‌دیگری کار او را نگه میدارد چون به نظرش هنوز کیفیت کافی را ندارد. در حالیکه شما اینها را کنار هم گذاشته اید تا با حفظ کیفیت به نتیجه برسید. :-) باید تیمتان را به سطح لازم از درک متقابل برسانید تا بتوانند با هم، هم کاری کنند.

عامل بعدی، که به قول خارجی ها آخری است، اما نه به این معنی که بی اهمیت ترین است، هم دلی است. من هم دلی را برای ترجمه ‍Collaboration  انتخاب کردم و این انتخاب را از حرفهای آقای دکتر باراندوست الهام گرفته ام.

این هم دلی یعنی اینکه مسئله ها را با هم حل کنیم، ایده های یکدیگر را، برای بهتر شدن، نه تخریب، به چالش بکشیم و با هم برنامه بریزیم و تیم را اداره کنیم و جلو ببریم. این همان جائی است که بعضی تیم ها به بن بست میرسند. مطلوب، بحث و مناظره است، اما به سادگی و در بسیاری موارد تبدیل به بازی اتهام زنی و مقصر یابی میشود. هر کس انگشت اتهام را به دیگری نشانه میرود. اینجا کار تیم تمام است، اگر به دادش نرسیم.

چیزی یک تیم رویایی را از یک تیم جهنمی متمایز میکند، پایه درک مشترکی قوی است. اگر قرار است تیم به جائی که باید، برسد، باید همه خودآگاهی لازم و نیز آگاهی از نیازهای رفتاری یکدیگر داشته باشند.

من اگر بدانم که این فرد C نمیکذارد من جلوتر بروم، چون فکر میکند شواهد کافی در دست نیست، حتماً برایش فراهم میکنم یا به نوعی راضیش میکنم، اما اگر باورم این باشد که فقط قصدش آزار است، خوب من هم آزارش میدهم. به همین سادگی.

باید این مفهوم پذیرفته باشد کهدر تیم، “ما” هدف مشترکی داریم و “ما” به یک راهبرد مشترک نیاز داریم که به آن هدف برسیم. تفاوتهای ما به مفهوم بد و خوب، بهتر و بدتر نیست. بابد با هم کار کنیم.

اعضای یک تیم موفق با شاخصه های رفتاری اعضای تیم آشنا خواهند بود و میدانند که هر عضو تیم چه دستاوردی برای تیم خواهد داشت. (یکی دقت،‌یکی سرعت، یکی ارتباطات، یکی تحلیل و ….).

همچنین هر عضو تیم به محدودیتهای خود هم آگاه است. یعنی میداند که او سریعترین تصمیم گیرنده تیم نیست. پس بی شک خود را برای اتخاذ تصمیمهای سریع، نامزد نمیکند، چون خودش آسیب خواهد دید و فشار بی حدی را باید تحمل کند.

اعضای تیمهای موفق، اگر درست چیده شوند و به آنها آگاهای لازم داده شود، یاد میگیرند که در کجا باید به تیم کمک کنند و در کجا، کمک آنها حتی میتواند عدم دخالت باشد، چون دیگرانی هستند که در آن زمینه های مناسب ترند.

تیمها اغلب به خاطر نیازهای تامین نشده، تقابلهای حل نشده، تضادهای رفتاری و شخصیتی و عدم اعتماد بین اعضای تیم، شکست میخورند. اگر رفتار هر عضو تیم را بدانیم و بدانیم که در هر شرایطی چه عکس العملی نشان خواهد داد، این پتانسیلهای شکست، کم رنگ تر میشوند و خودآگاهی، کلید توانائی است.

سربلند باشید