تصمیم و ابزار
قبلاً در مورد کاربرد ابزارهای مدیریتی نوشتم، البته روی فضای مجازی اطلاعات قابل ملاحظه ای هم در این مورد هست.
مذاکره با دوستی در مورد کاربرد ابزارهای مدیریتی انگیزه ای شد برای تفکیک بین مرحله تصمیم گیری و به کارگیری ابزارهای مدیریتی.
این مطلب مختصر به منظور تلاش برای تفکیک این دو فاز مهم نگاشته شده است.
گاهی ما تصمیم به کاری گرفته ایم، بعد دنبال ابزار مناسب میگردیم. مثل وقتی که تصمیم داریم پیچی را باز کنیم، این پیچ باید بنا به ملاحظاتی باز شود، ملاحظاتی که قبلاً سنجیده و ارزیابی شده اند و نتیجه آن روشن و محکم است. بعد از روشن شدن موضوع، حالا نوبت یافتن ابزار مناسب است. مثلاً سازمان تصمیم به تجدید ساختار سازمانی دارد، برای چینش جدید نیروها،ابزارهایی نیاز دارد که بهترین و مناسب ترین انتخاب را برای هر سمت در سازمان انجام دهد.
گاهی برای گرفتن یک تصمیم نیاز به ابزاری داریم. مثلاً برای انتخاب روش مناسب برای درمان یک بیماری، میخواهیم تصمیم بگیریم. اینجا ابزاری لازم داریم که برایمان تصمیم سازی کند. مثل آزمایش خون و انواع آزمونها پزشکی که معمولاً از آسان به سخت از آنها استفاده میکنیم: آزمایش خون، بعد عکسبرداری و بعد کارهای دیگر. مثل زمانی که سازمان تصمیم به بهبود عملکرد تیمهایش گرفته است، در این مقطع نیاز دارد که بداند تیمهایش چرا بازدهی پائینی دارند، برای این سنجش و عارضه یابی به سراغ ابزارهای مدیریتی میرود تا دریابد که باید ساخت تیمها را تغییر دهد، یا نیروهای جدید به تیم ها اضافه کند، یا اساساً انتظاراتش را از تیمها تغییر دهد.
گاهی هم برای دریافت و شناسائی وضع موجود، از ابزارها استفاده میکنیم. این درست مثل کنترلهای ادواری است که در بحث سلامت شخصی انجام میدهیم. ما دنبال بیماری خاصی نمیگردیم، بیماری خاضی هم نداریم که در پی شناسائی ریشه ها و گسترش آن باشیم، فقط میخواهیم بدانیم بدن ما در چه وضعیتی قرار دارد. مثلاً سازمان میخواهد کنترل کند که اهداف مدیران ارشد و مساعی کارکنان، همسو هستند؟ درک مشترکی در سازمان وجود دارد؟ سازمان تطبیق پذیری لازم با تغییرات محیطی را دارد؟
در همه حالات فوق، ابزارها فقط نقش یک ابزار را دارند و مهم این است که بدانیم اگر استفاده از ابزاری منجر به مثلاً اخراج فردی میشود، این ابزار نیست که این تصمیم را میگیرد، یا اقلاً هنوز چنین ابزاری پیدا نشده است، این مدیران هستند که برای اجرائی نمودن یک تصمیم، مثلاً تقلیل نیروها، سراغ ابزاری میروند تا سازمان را ضمن تقلیل نیرو با کمترین آسیب مواجه کنند. اطلاعات و تحلیلهایی که ابزارها میدهند، از تصمیمات گرفته شده پشتیبانی میکنند یا اطلاعات بیشتر، جامع تر و دقیق تری از عواقب تصمیمها بدست میدهند.
اما گاهی دیده میشود که برخی مدیران گناه تصمیمات خود را به گردن این ابزارها می اندازند. یا کارکنان از یافته های این ابزارها گله میکنند که سبب تغییر شرایط کاری آنها شده اند. این برداشت و ادعا صحیح نیست.
انتخاب ابزار مناسب در زمان مناسب برای هدفی مشخص، کارآئی ابزارها را تضمین میکند، اینکه دلخوش باشیم که با استفاده از فلان ابزار تمام مشکلات ما حل میشود، ساده انگاری ای است که فقط در سازمانهایی دیده میشود که هنوز به بلوغ نرسیده باشند.
سربلند باشید
من زیاد متوجه این نوشته تون نشدم. ابزارها یعنی چی؟ چابک سازی؟ روانشناسی؟ استانداردها؟ بعد چرا باید چیزی تقصیر ابزار باشه؟ راستش من هم موافقم که خیلی از ابزارها مفید نیستن ولی قاعدتا چیزی “تقصیر” ابزار نیست!
سلام و ممنون
داستان به ظاهر ساده است. برخی مدیران از ابزار های استفاده میکنند با این فرض که این ابزار به خودی خود مشکلات را حل میکند، در حالیکه چننی نیست. و وقتی مشکل حل نمیشود، ابزار را متهم میکنند.
درست مثل اینکه شما بخواهید با آچار فرانسه، یک پیچ معمولی را باز کنید. وقتی نشود یا پیچ خراب شود،تقصیر آچار نیست، کاربرد درست انتخاب نشده است.
سربلند باشید