تعریف شایستگیها

در نوشته های پیشین به اینکه تعریف جدیدی از شرح شغل ارائه میشود که پروفایل موفقت نامیده شده و در آن علاوه بر موارد پیشین، فهرستی از شایستگیها هم درج میشود، نوشتم. آنجا عرض کردم که در مورد هر سمت در سازمان، تعدادی شایستگی تعریف میشود، که فرد برای اینکه در آن شغل موفق باشد، باید از آن شایستگیها برخوردار باشد.

یک نکته مهم به نظرم در آن نوشته مغفول ماند، مراد از این نوشته تکمیل و رفع آن ضعف است.فرض کنید در مدل شایستگی سازمانی، انعطاف پذیری یکی از شایستگیها برای یک رده مشخص در یک بخش مشخص از سازمان است. آیا دانستن این موضوع پایان ماجراست؟ قطعاً خیر.

اول باید تعریفی واحد از این شایستگی در سازمان وجود داشته باشد. یعنی گذشته از آنچه در علم و تئوری و کتابها آمده، باید در یک سند، به روشنی توضیح داده شده باشد که مفهوم انعطاف پذیری در این سازمان چیست؟ و باید به همه اعضای سازمان هم اطلاع رسانی شود که هر گاه در این سازمان از انعطاف پذیری صحبت میشود، منظور این است که در این سند آمده است، و لا غیر.

به یاد داریم که یکی از اهداف طراحی مدلهای شایستگی در هر شکل و فرم، این است که معیارها روشن باشند و افراد بدانند که در چه جهتی باید بروند که موفق باشند. بنابراین باید همه یک برداشت از این مفهوم داشته باشند.

نکته دیگر این است که باید تعریف شود که نشانه های میزان برخورداری از این شایستگی چیست؟ معمولاً برای هر شایستگی در سازمان، سطوحی تعریف میشود و بسته به حوزه کاری هر سمت یا رده شغلی متصدی آن، سطحی از هر شایستگی برای آن شغل در پروفایل موفقیت آورده میشود.

بنابراین در ادامه همان سند، جدولی جای داده میشود که در آن نشانه های (معمولاً رفتاری) سطوح مختلف آن شایستگی درج میشود. به این ترتیب، هر بررسی کننده (اعم از خود فرد یا ارزیابان) با مراجعه به آن بخش از سند مورد بحث، میتوانند تعیین کنند که هر فرد در چه سطحی از آن شایستگی قرار دارد. این ارزیابی و سنجش، گاهی با آزمونهای مناسب و گاهی با نتایج مشاهدات رخ میدهد، که البته بستگی به پیچیدگی تشخیص آن شایستگی و رفتارهای متناظر با آن دارد، و البته عوامل دیگر که از حوصله این نوشته خارج است.

بخش دیگری هم باید در این سند درج شود. باید رفتارهایی که بروز یا مشاهده آنها به معنی عدم وجود آن شایستگی در فرد مور نظر است هم در این سند آورده شوند. برخی رفتارها هستند که با برخی شایستگی ها در تضاد هستند. مثلاً پرخاشگری مداوم، معمولاً با همدلی همسو نیست و وجود رفتار پرخاشگرانه ای که تکرار شونده هم باشد، میتواند نشانه خوبی برای عدم وجود این شایستگی در فرد تلقی شود که البته باید تدقیق شود.

سرفصل دیگر این سند، سوالاتی است که در مصاحبه های شایستگی محور (Competency Based Interviews) میتوانند در سنجش وجود و یا سطح این شایستگی در فرد کمک کننده باشند. این سوالات توسط افراد خبره طراحی میشوند تا فرد مصاحبه کننده بتواند از آنها در موقع ضرورت استفاده کند. این سوالات بیشتر سرنخهایی هستند که مسیر را نشان میدهند. فرد مصاحبه کننده باید چنان مسلط به این مفاهیم باشد، که بر اساس پاسخهای مصاحبه شونده، مسیر را درست پی گیرد. از این سوالات میتوان در ارزیابی های 360 درجه ای که به منظور سنجش سطوح شایستگی در میان کارکنان استفاده میشوند هم بهره برد. به یاد داشته باشیم که این شایستگیها، در واقع تعریف پیش نیازهای موفقیت در سازمان هستند و اگر چیزی را میسنجیم، حتماً باید به اینها هم توجه داشته باشیم.

آخرین بخشی که باید در این سند گنجانده شود، سایر شایستگیهایی است که به این شایستگی مرتبط هستند. شایستگیها، به خصوص شایستگیهای مرتبط با رهبری سازمانی، به هم اتصال داشته و بر هم اثر دارند. مثلاً در یک مدل رهبری سازمانی، برای هر یک از 16 شایستگی محوری، 5 یا 6 شایستگی مرتبط و پشتیبان تعریف میشود. به این ارتباط هم باید توجه شود.

مجموعه این اطلاعات، برای هر شایستگی و توسعه آن برای تمام شایستگیهای سازمان، سندی را تشکیل میدهند، که میتوان آن را لغت نامه شایستگیهای سازمان نامید. این سند تمام اطلاعات لازم برای درک شایستگیهای سازمان را به دست میدهد.

اگر در پی طراحی مدل شایستگی برای سازمانتان هستید، پیشنهاد میکنم چنین سندی را حتماً تولید کنید. البته در آینده میتوانید آن را تغییر دهید، اما تا آن روز، این سند تمام تعاریف مورد نیاز شما برای مقاصد مختلف و مرتبط با مدل شایستگی سازمان را به شما خواهد داد.

سربلند باشید