نشانه های ضرورت بررسی فرهنگ سازمانی

این نوشته ترجمه و تلخیص از مقاله ای است، که دوست ارجمندی برایم ارسال کردند. نمیدانید که چقدر خوب است که افرادی، وقتی چیز خوبی میخوانند، برای شما هم ارسال کنند. ضمن تشکر از ایشان، اصل مقاله را میتوانید اینجا ملاحظه بفرمائید.

چهره سازمان از دیدگاه فرهنگ سازمانی، ممکن است گول زننده باشد. حتی سازمانهای به ظاهر بسیار موفق هم ممکن است در این دام گرفتار شوند و به شدت نیازمند یک بازسازی درونی برای رفع گیر و گرفتهای عملیاتی باشند تا روحیه کارکنان را بهبود دهند.

فارغ از آنکه تعامل سازمان شما با ذینفعان آن تا چه حد خوب باشد، اگر سازمان تعامل موثری با کارکنان نداشته باشد، بهره وری به شدت صدمه خواهد دید. اگر هریک از 4 شاخصه و نشانه زیر را در سازمانتان ملاحظه میکنید، باید به این فکر کنید که شاید زمان بازسازی چهره سازمانتان فرارسیده باشد:

1.کوته بینی

وجود نگرش کلان یک معیار اصلی و کلیدی برای تشخیص فرهنگ سازمانی بهره ور و اثر بخش است. مستقل از اینکه کارکنان شما چقدر انگیخته، توانمند و متعهد باشند، سازمان شما بدون وجود درک جامع از دیدگاه سازمانی، به سطوح بالای عملکردی دست نخواهد یافت. درک اهداف کلان سازمان به کارکنان تکیه گاه و درکی میدهد که حول آن “تجمع” کنند و این شرایط نقش منبعی از قدرت و حمایت را در شرایط سخت، ایفا میکند.

2. ترس فراگیر از شکست

قابلیت سازگار شدن، در عین آنکه یک مهارت کلیدی در دنیای کسب و کار است، هیچگاه به اندازه ای که در دنیای پویای کسب و کار امروزه مهم است، اهیمت نداشته است. اگر فرهنگ سازمان شما از حدود معقولی از شکست حمایت نکند، کارکنان به طور فزاینده ای علاقه و عِرق خود را از دست داده و میلی به ریسک پذیری نخواهند داشت. این شرایط در دراز مدت، بر کسب و کار شما اثر سوء خواهد داشت. نه تنها تعهد و وابستگی به کار، اثر تنگاتنگی بر بهره وری دارد، بلکه همچنین توان ریسک پذیری کارکنان نیز در ایجاد تغییر و بهبود اوضاع سازمان، نقش کلیدی دارد.

3.توجه به شکافها

وقتی گروههای مختلف کاری، اهمیت یکسانی برای پروژه ها قائل نمیشوند، معمولاً به مفهوم وجود شکاف تعاملی در فرهنگ سازمان است. این شکافها ممکن است مانع هماهنگی بین افراد، تیمها، بخشها و ذینفعان شود. در این شرایط سوالات زیر میتوانند مطرح باشند: انتظارات یک گروه کاری در از گروه دیگر چیست؟ آیا بین بخشهای مختلف سازمان، هم زبانی وجود دارد؟ اگر پاسخ این سوالات مبهم است، باید به این فکر کرد که چطور میتوان با هم سو نمودن انتظارات، تعامل بهتری را تدارک دید؟

4.قدرت مافوق

هدایت بحثهای سازمانی به سمت مقامهای بالاتر به معنی آن است که کارکنان فکر میکنند، تنها شرایطی که آنها میتوانند به تصمیمی برسند، استفاده از قدرت و اختیارات مافوقهای سازمانی شان است. همانطور که در بند 1 فوق هم اشاره شد، ممکن است کارکنان دیدگاه و چشم انداز سازمان را به درستی درک نمیکنند، یا فرهنگ شما تحمل ریسک را ندارد (بند 3 را ببینید). در هر یک از این دو صورت، اگر فرهنگ سازمان از تقسیم تصمیم گیری (توزیع اختیار) پشتیبانی نکند، سطح اعتماد و ارزشمندی در مهمترین منبع سازمانی شما که همانا کارکنان باشند، افت میکند.

گول نخورید!

این نشانه ها، معمولاً به صورت ناتوانی، بی لیاقتی یا تنبلی کارکنان به نظر میرسند. اما حقیقت این است که حتی مستعد ترین کارکنان هم نیاز دارند که توانمندی و ارزشمندی را حس کنند، تا کارشان را خوب انجام دهند. برای تغییر در هر یک از این شرایط، به چیزی بیش از صِرف تمرکز بر فرد نیاز هست. باید یک ارزیابی جدی در زمینه فرهنگ سازمانی انجام شود و شاخصه ها مورد توجه قرار گیرند، همچنین به موازات باید یک استراتژی مداخله موثر هم در نظر گرفته شود. تمام این کارها با این هدف انجام میشوند که کارکنان کاملاً درک کنند که در زیر پوسته سطحی سازمان، چه میگذرد؟

این گامها را میتوان به عنوان نخستین اقدامات برای بازسازی و بهبود چهره سازمان از دیدگاه فرهنگی مورد توجه قرار داد:

 1. ارزیابی کنید.

فرهنگ سازمان را تحلیل کنید. اطلاعات را از کارکنان و اعضای سازمان، در تمام رده ها، با سنجش و پیمایش، با تشکیل گروههای تمرکز، مصاحبه و تعمق بر شواهد گردآوری کنید. جنبه های فرهنگی را که متضمن بهره وری بالا هستند، همچنین جنبه هایی را که بر افت بهره وری اثر دارند، در سازمان را اندازه بگیرید.

2.تشویق تعامل

تعامل سازنده باید در تمام سطوح سازمان اتفاق بیفتد. با در نظر گرفتن باورهایی که در تحقیق شما نقش و اثر داشته اند، قادر خواهید بود تا موثرترین استراتژی مداخله در فرهنگ سازمان را بیابید. در بسیاری از موارد، رهبران سازمانها داده ها را به صورت سطحی بررسی میکنند و در مورد آنها حرف میزنند، در حالیکه پیام نهفته در این داده ها باید واقعاً شنیده شوند، باور شوند و بخشی از حیات سازمانی تلقی شوند.

3. مداخله کنید

فعالیتهای مداخله ای باید هم راهبردی باشند و هم برای فعالیتهای روزمره راهکارهایی داشته باشند. این فعالیتها باید از بالا به پائین اعمال شوند. به عنوان مثال میتوان موارد زیر را مورد توجه قرار داد:

• جلسات همسو سازی تیمهای مدیران ارشد
• جلسات توسعه مدیران
• توسعه روابط بین تیمهای با عملکردهای مختلف
• دوره های مربیگری فردی
• آموزش
• برنامه ریزی راهبردی
• بهبود فرایندها

باید توجه داشت که نسخه صحیح برای اقداماتی که در این راستا انجام میشوند، نسخه واحدی نیست. بلکه، تمرکز بر رفع شکافها در سازمان و پیگیری رویکردی اصولی که از سوی تیم مدیران ارشد نیز حمایت شود، پایه و بنیاد اقدامات انتخاب شده را تشکیل میدهد.

به عنوان مثال، شرکت JetBlue تغییرات بزرگی را در حوزه عملیاتی در سال 2008 تجربه کرد تا فرهنگ سازمان را بازسازی کرده و بهره وری اش را ارتقا دهد. در این راستا، 200 کارمند حوزه اجرایی (صف) بر اساس رویکرد خرد جمعی، گرد هم آمدند تا چالشهای کاری را مورد بازکاوی قراردهند. چالشهایی که بسیاری از آنها کاستیها و مشکلات ناشی از تغییرات آب و هوائی بودند. در این فرایند، کارکنان JetBlue توانستند با مسئولیتها و اهداف سایر گروههای کاری سازمان آشنا شدند و دریافتند که اقدامات هر عضو از گروه، چگونه بر نقش عضوی دیگر، اثرگذار است.

نتیجه این بود که وقتی کارکنان در فرایند شناخت و حل مسئله مشارکت داده شدند، روابط فردی آنها با سازمان، تغییر کرد. آنها بیشتر به خود مفتخر بودند، تعلق سازمانی شان ارتقا یافت، و بیشتر مسئولیت پذیری نشان دادند. JetBlue هم به پیشرفتهای قابل توجهی دست یافت، هر سال نسبت به سال قبل، میزان لغو بلیطهای مسافران کاهش یافت (به میزان 9 میلیون دلار) و زمان “کسب آمادگی مجدد” در شرایط بد آب و هوائی نیز از 2.5 روز به 1.5 روز تقلیل یافت.

این واقعه را هر چه بنامیم، بازسازی یا شروع مجدد، یا تنظیم با شرایط، حقیقت این است که همیشه جا برای بهبود در عملیات و فرایندهای اجرائی، هست. اگر به علائم توجه کنید، علائمی مثل تعامل ضعیف، یا بهره وری پائین، ممکن است متوجه شوید که زمان اصلاح روشهای کاری یا بهبود فرایندهای سازمان و از همه مهمتر، مشارکت دادن کارکنان در فرایندها، فرارسیده باشد.

این نوشته خیلی ساده بود، اما مفهوم و محتوایی کلیدی و مهم داشت. چون کوتاه است، میتوان آن را چند باره خواند و فکر کرد که در سازمان ما، آیا این نشانه ها قابل مشاهده هستند؟ آیا ما برای این نشانه ها، برنامه ای داریم؟ آیا آنچه کسب میکنیم، واقعاً همان چیزی است که میتوانیم ؟ یا بخشی از توان ما، هدر میرود؟

سربلند باشید