هزینه در مدیریت منابع انسانی
تقریبا همیشه و تقریبا در تمام دنیا، همکارانِ واحدهای منابع انسانی، از عدم تخصیص بودجه برای اجرای پروژه هایی که برای سازمان سودمند میدانند، گله دارند. از سوی دیگر، تقریبا همیشه و تقریبا در تمام دنیا، مدیرانِ غیر منابع انسانی، بر این باورند که اطلاعات درستی در مورد عوایدِ پروژه های منابع انسانی به آنها ارائه نمیشود تا بتوانند تصمیمهای بهتر بگیرند. جزوه‌ی اخیرا منتشر شده‌ای از Gartner به این موضوع پرداخته و همین مسئله میتواند نشانی از ادعای بنده باشد که این مسئله را نباید خاص کشورمان دانست. این نوشته را به این موضوع مهم اختصاص داده ام. قبلا هم به موضوع حسابداری منابع انسانی پرداخته ام که به نوعی با این نوشته در ارتباط است.
به طور طبیعی، برای دریافت اعتبار مالی برای انجام هر کاری در سازمان و حتی در غیر سازمان، فردی که باید در مورد منابع مالی تصمیم بگیرد، به اطلاعاتی در مورد منافعِ آن اقدام، هزینه های آن اقدام، ریسکها و سایر جنبه های آن اقدام، دارد. این انتظار کاملاً به جائی است. شاید مهمترین مانع در جذب بودجه های مورد انتظارِ همکاران منابع انسانی (و البته شاید سایر حوزه هایی که رسالتی بیشتر از جنس حمایتی در سازمان دارند) عدم ارائه اطلاعات کافی برای اتخاذ تصمیم باشد.
در سازمان حوزه های مختلفی نیاز به سرمایه گذاری دارند، که برخی نتایجی ملموس تر یا بدیهی تر دارند و برخی نتایجی که کمتر ملموس هستند. از سوی دیگر، نتایج در برخی حوزه ها زودتر بدست میاید و در حوزه های دیگر، دیرتر. اما ویژگی مهمی که در حوزه منابع انسانی هست و کمتر بر آن تاکید میشود، ضرر یا عدم النفعی است که در عدم اتخاذ تصمیم مناسب در این حوزه وجود دارد. مثلاً عدم توجه به اجرای یک فرایند درستِ مدیریت استعدادها، به راحتی و در کوتاه مدت قابل جبران نبوده و کاملاً میتواند سازمان را با ریسکهای بزرگ مواجه کند. مثال دیگر در این حوزه، عدم توجه به برند کارفرمائی سازمان است، که اگر خدشه ای به آن وارد شود، یا به آن توجه نشود، اصلاح آن، گاه میتواند ناممکن باشد، در حالیکه پرداختن به آن مستلزم اقداماتی است که شاید گاه زائد به نظر برسند.
اگر همکاران منابع انسانی سازمانها بتوانند نیازهای سازمان در این حوزه را به درستی ارائه کنند، شاید از بروز چنین شرایطی احتراز شود.
در جزوه ی مورد اشاره، چارچوبی برای این ارزیابی ارائه شده که مبانی آن در جدول زیر آورده شده است:
در این چارچوب، از 5 منظر مهم به یک تصمیم در حوزه منابع انسانی پرداخته شده است. حتماً این چارچوب قابل بهینه سازی است، شاید شما بخواهید مواردی را به آن اضافه یا از آن کسر کنید. اما به هر حال، پیام این جدول آن است که معیارهایی برای اولویت بندی تصمیمها باید در نظر گرفته شوند و این موارد پر تکرار ترین حوزه هایی بوده اند که در بررسیهای به عمل آمده، مورد اشاره قرار گرفته اند.
اگر به حوزه ها نگاه کنیم، عمدتاً شامل هزینه، صرفه جوئی، ریسک، زمان بری و تاثیر بر کسب و کار است. بدیهی است که هر یک از این عوامل از سازمانی به سازمان دیگر متفاوت است. مثلاً هزینه ی 5 میلیون تومانی برای یک استارتاپ میتواند کمر شکن باشد، اما هزینه ای چند صد میلیونی ممکن است برای سازمانی جاافتاده، قابل تحمل باشد. عامل زمان، عاملی است که احتمالاً به نوعی دیگر با عمر و اندازه و توان سازمان مرتبط است. وقتی صحبت از زمان میشود، ملاحظه میفرمائید که فاصله زمانی میان سرمایه گذاری و تکمیل تا تحقق صرفه جوئی عاملی تعیین کننده است. بنابراین، عوامل با هم اندرکنشی هم دارند که باید به آن توجه کرد. ممکن است فردی صاحب ذوق، بتواند با امتیاز دهی به هر عامل بسته به بازه ای که در آن قرار میگیرد، این چارچوب را به یک ماشین حساب برای تصمیم سازی هم تبدیل کند که حتماً به اعتبار و توفیق در رساندن سازمان به یک تصمیم خوب، کمک خواهد کرد.
به هر روی، باور ندارم که این یک نسخه ی عمومی است، اما از منظر یک چارچوب به نظرم به خوبی حوزه های مهم را تصویر کرده است.
وقتی یک اقدام بر این اساس ارزیابی شد، حالا برای اولویت بندی تصمیمها، میتوان آنها را بر نموداری جای داد که تصمیم گیری را تسهیل کند. این قبیل تصمیمها معمولاً تصمیمهایی راهبردی هستند و لذا به مصداق اینکه وقتی همه چیز مهم است، هیچ چیز مهم نیست، سازمان باید بتواند اولویتهای عملیاتی خود را برای بازه های کوتاه و میان و بلند مدت، تعیین کند.
نمودار زیر، به همین منظور ارائه شده و ارزیابیهای معمول از برخی فعالیتهای حوزه منابع انسانی بر آن جایابی شده اند:
بدیهی است که سازمان به پروژه هایی که در ناحیه سبز رنگ قرار داشته باشند (که در این بررسی تقریبا هیچ اقدامی در آن حوزه نیست) علاقمندتر و از فعالیتهای واقع در ناحیه قرمز، منزجر باشند (که آنجا هم هیچ اقدامی قرار نگرفته است!). اقدامی مانند اتوماسیون در فرایندها و به کارگیری فناوری در مدیریت منابع انسانی، اقدامی بسیار پر اثر اما نیازمند سرمایه گذاری و صبر است. پرداختن به بودجه واحد منابع انسانی هم معمولاً سبب صرفه جوئی سازمانی زیادی نمیشود، بنابراین شاید پیام این نمودار، یکی هم این باشد که به جای کم کردن از بودجه ی واحد منابع انسانی، بهتر است به اثربخشی اقدامات و خروجی پروژه های این واحد توجه شود، کاری که کمتر به آن توجه میشود.
ناحیه میانی، ناحیه ای است که میتواند به خوبی مورد توجه قرار گیرد: کارهایی با هزینه و ریسک متوسط، با پیامدهایی در سطح متوسط. مثلاً شاید بر خلاف تصور غالب، تجدید ساختار و تغییر مکرر آن، کمک زیادی به بهبود عملکرد نخواهد کرد، در حالیکه سازمانهای زیادی فکر میکنند که عمده ی کاستیها و عدم اثربخشی ها ناشی از ساختارهای نامناسب است، یا با تجدید ساختار رفع میشود.
دو اقدام که اثربخشی زیاد و ریسک / هزینه متوسط دارند، یکی برون سپاری و یکی توجه به بسته های جبران خدمت است. برون سپاری در کشور ما به دلایل متعدد با آهنگی کندتر از سایر کشورها در حال انجام است. مثلاً کمتر سازمانی مایل به برون سپاریِ فرایندهای عملیاتی پرداخت حق الزحمه کارکنان است، که البته حق هم دارد. اما در حوزه بازبینی بسته های جبران خدمت، به نظرم عمده ترین حوزه ای است که میتواند اثرهای بزرگ داشته باشد. این بازبینی به مفهوم افزایش حق الزحمه نیست، بلکه بیشتر به مفهوم جذاب تر کردن آنهاست و باز هم بر خلاف تصور، جذاب کردن لزوما به معنی پر هزینه تر کردن نیست. این حوزه به نظرم به خوبی جای تامل دارد.
سخن کوتاه، تاکید میکنم که این یک نسخه شفا بخش برای همه سازمانها نیست. باید برای هر سازمان بومی سازی شود. این فقط یک چارچوب برای نگاه به اولویت بندی پروژه های حوزه منابع انسانی است که میتواند به متقاعد سازی سازمان برای توجه به این حوزه، کمک کند.
اگر شما هم در این حوزه تجربه و نگاهی دارید، لطف میکنید اگر به اشتراک بگذارید تا همه از آن استفاده کنیم.
سربلند باشید
