آداب تماس
این روزها بسیاری از دوستان در مورد آداب تماس و به خصوص آداب تماسهای ایمیلی مینویسند که انصافاً هم خوب مینویسند. از جمله این نوشته.
این تعدد نوشته ها،در کنار حجم انبوهی مطلب که در وب سایتها و وبلاگهای دیگر نوشته میشود، نشان از آن دارد که این موضوع مهم است. با توجه به مشکلاتی که طی چند روز اخیر برای خودم پیش آمد، فکر کردم من هم چند سطری بنویسم.ایمیل یک وسیله ارتباطی بسیار خوب است. به نظرم عمده دوستان عزیزی که خواننده این نوشته ها هستند، یادشان نباشد که 25 سال پیش ارتباطات چه شکل و شمایلی داشت:
نامه را با دست مینوشتیم، داخل پاکتی میگذاشتیم، به اداره پست میرفتیم،تمبر میخریدیم و بعد از چسباندن روی پاکت یا داخل صندوق می انداختیم یا تحویل مامور پست میدادیم و میرفتیم و منتظر میماندیم تا جوابی برسد. این فرآیند برای یک نامه معمولی به خارج از کشور،اقلاً 10-15 روز طول میکشید. وقتی نامه میرسید،یادت نبود که چه نوشته ای، اما همان نوشته ها را گاه چند بار میخواندی و لذت میبردی.
حالا اگر میخواستی بسته ای یا کاتالوگی هم برای طرف بفرستی که داستان خیلی پیچیده تر بود. نامه تبدیل به بسته میشد، فرآیند هم پیچیده تر، از توزین، تا پرداخت، تا بازرسی محتوای جعبه، احیاناً بیمه برای محتوا و … خلاصه چند روز به چند ده روز تا گاهی چند ماه تبدیل میشد.
اما حالا مینشینی، همینطور که من دارم مینویسم، تایپ میکنی، اگر خطا کردی، با چند بار زدن یک کلید، پاک میکنی، چند بار میخوانی و ویرایش میکنی (اگر مثل من تنبل نباشی) و نهایتا با زدن یک دکمه پیام را میفرستی. از زمان زدن دکمه، بدون آنکه فکر کنی طرف کجای این کره خاکی و در چه فاصله ای از توست،منتظر جوابی و دائم میپرسی که پس چرا جواب نمیدهد! در حالیکه فقط چند دقیقه گذشته است….
وقتی کار سخت بود، برای فرستادن یک بسته، کلی سبک و سنگین میکردی، برخی اقلام بارها به فهرست ارسالت اضافه و کم میشد تا ترکیب نهائی میشد، اما حالا دنیایی از فایلها را با هم میفرستی، و هزینه هم کم و بیش اصلاً موضوع فکرت نیست.
آن زمان که نامه بود و تمبر، یادم هست که دوستانی با I بالاتر، روی پاکت نامه حتی نقاشی و تصویر میکشیدند، بعضی ها روی پاکت نامه مینوشتند “با تشکر از پستچی محترم” یا وقتی جنگ بود، نامه ها که میرسید، داستانهای داخل آن خیلی قدیمی بود و اصلاً حس و حال را به موقع منتقل نمیکرد. خلاصه داستان خودش را داشت.
حالا که کار ساده شده، انگار اصلاً‌محدودیتی نیست. انگار هرچه میخواهی و به هر ترتیبی میخواهی میتوانی بفرستی. باور کنید اینطور نیست.
- خواندن ایمیل هم زمان میبرد، اگر شما به جای ماهی دو نامه،ساعتی 20 نامه برای کسی بفرستید، او را دیوانه و سر در گم خواهید کرد، پس کمی فکر کنید و چند موضوع را ساختار یافته، در یک نامه ایمیلی بنویسید و بفرستید. (high D ها) خیلی خوب است که زمان مناسبی را که انتظار دریافت پاسخ دارید را هم مشخص کنید: “اگر بتوانید تا فلان موقع به این ایمیل پاسخ دهید، ممنون خواهم شد“
- درست است که نامه در کسری از دقیقه میرود و میرسد، اما خواندن آن و اقدام در موردش زمان میبرد. فکر وقت طرف را هم بکنید و پشت سر هم ایمیل پیرو برای پیگیری نزنید. (high D ها)
- درست است که شما دنیایی از فایل و مدرک و کاتالوگ و نمونه کار دارید، اما گیرنده هم باید پذیرا یا نیازمند آنها باشد. ایمیلهای با ضمائم بزرگ را بدون کسب اجازه و هماهنگی با گیرنده ارسال نکنید. به نظرم حجم بالای یک مگابایت، حتما نیاز به هماهنگی دارد. (دیروز ایمیل با 20 مگابایت نمونه کار درخواست نشده، دریافت کردم!)
- وقتی به چند نفر ایمیل میزنید، ایمیل همه دریافت کننده را برای تمام دریافت کنندگان عیان نکنید.(low C ها)
- وقتی به یک ایمیل عمومی پاسخ میدهید، فکر کنید که آیا این پاسخ باید برای همه ارسال شود؟(high C ها میخواهند تمام دنیا را مطلع کنند!)
- با اولین احساس نیاز،دست به نوشتن نشوید. شاید باید کمی پخته تر بنویسید یا بفرستید. لازم نیست در تمام راحل کاری، یک ایمیل هم به اعضای تیم بزنید.
خلاصه اینکه دوستان عزیز، به نظرم ایمیل زدن (نمیدانم چرا فعل ایمیل، “زدن” شده است؟)، نشان دهنده شخصیت شماست. در نوشتن آن، در ضمائم آن، در تعداد آن، ملاحظه طرف مقابل را بکنید و نشان دهید که برای او و نیازهای او هم ارزش قائلید. به نظرم هیچ آدم عاقلی از کسی که صندوق پستی اش را با اطلاعات انبوه و ناخواسته پر کرده باشد، خریدی نخواهد کرد.
سربلند باشید
تعقیب
[…] آداب تماس (وفا کمالیان؛ رفتار سازمانی و کاربردهای آن در مدیریت) […]
دیدگاه ها غیر فعال است.