قانون در کار تیمی : ساده اما کارآمد

یکی از فازهای توسعه تیمها، طبق مدل تاکمن، فاز قانون گذاری یا Norming  است. این فاز پس از مرحله طوفان زائی (Storming) و قبل از مرحله بهره وری (یا بازدهی یا Performing) است. نکته مهم این است که بدون طی کردن این مرحله، تیم ما به مرحله بهره وری نمیرسد. در این خصوص قبلاً هم اشاره ای کرده ام (اینجا).

ما در ایران خیلی گله و متاسفانه باور داریم که تیمهای ما کارآمد نیستند. به گمانم یکی از دلایل آن همین است که این فازها را درست طی نمیکنیم و میخواهیم خیلی زود به “نتیجه” برسیم و این نشدنی است. در این قبیل موضوعات مسیر میانبر نداریم، باید گامها و فازها را مرحله به مرحله جلو برویم و بلوکهای موفقیت را روی هم سوار کنیم. اما ما چه میکنیم؟

از فاز قانون گذاری میگذریم، چون سخت است، شاید هم نمیتوانیم بر سر قوانین با هم توافق کنیم. گاهی هم قانون را میگذاریم اما از همان روز اول، همه به آن به دیده شوخی و تمسخر نگاه میکنیم. این قوانین در تیم باید برای ما مقدس و محترم باشند و همگی بر سر آنها توافق کرده باشیم.

خوشبختانه این مشکل فقط مشکل ما نیست، مشکل در همه دنیا هست، اما آنها به این موضوعات ریز میپردازند، ما فکر میکنیم که این موضوعات اصلاً مهم نیست و برایش وقت نمیگذاریم. ما گاهی آن قدر محو نتیجه هستیم که فکر میکنیم مامور نمودن افراد نتیجه گرا برای به ثمر رساندن کارها، کافیست. این باور از آنجا آمده که اکثرا هم این افراد به نتیجه میرسند، اما ما هزینه ای که برای حصول آن نتیجه پرداخته ایم را هیچگاه ارزیابی درستی نمیکنیم. چند نفر بی انگیزه شده اند؟ (مهره سوخته شده اند) چه فرصتهایی را از دست داده ایم؟ آنچه بدست آورده ایم، در مقابل آنچه از دست داده ایم، چه ارزشی داشته است؟ و ….

نمونه ای از قوانین کار تیمی که میتوانیم بگذاریم را اینجا میآورم تا ببینید که چقدر این قوانین میتوانند ساده باشند:

• هر مسئله ای که بعد از تبادل 5 ایمیل حل نشد، باید با یک ملاقات حضوری بررسی وحل شود.
• هر گزارشی که در تیم تهیه میشود، باید قبل از ارائه به مراجع بیرون از تیم، حداقل توسط یکی از اعضای دیگر تیم مطالعه شده باشد.
• مسائل مرتبط با مشتریان، همیشه اولویت بالاتری نسبت به مسائل داخلی دارد.
• آموخته های هر پروژه، ظرف یک هفته پس از خاتمه آن، به یک جلسه جمعی ارائه و مرور میشود.

ملاحظه میکنید که چقدر این قوانین (که یک مثال عملی هستند) ساده هستند و چقدر میتوانند در بهبود روالها کمک کنند. کافی است ساده فکر کنیم و سعی نکنیم قوانین را آن قدر پیچیده کنیم که از عهده اجرایش برنیائیم.

رهبران تیمها، در اینجا هم نقشی برجسته دارند. آنها باید قوانین انگیزشی خود را شفاف کرده و آنها را در هر تصمیمی که میگیرند، ولو تصمیم های کوچک و به ظاهر کم اهمیت، اعمال کنند. آنها به این ترتیب به تمام اعضای تیم انگیزه میدهند و مطمئن میشوند که همه افراد تیم (همه) این قوانین را رعایت کرده و در مواجهه با مشکلات از این قوانین بهره میبرند.

اعضای چنین تیمهایی نه تنها از بروز مشکل و تقابل هراس نخواهند داشت، بلکه به استقبال اختلاف نظرها میروند تا به کمک این نظرات مختلف، کارآئی تیم را باز هم بالاتر ببرند.

تصویری که برای این موضوع انتخاب شده از مطلبی است که اختلافات حل نشده در تیمها را به فیلی که وارد یک اتاق میشود و مانع انجام درست کارها میشود، تشبیه کرده است.

راستی قوانین در تیمهای کاری شما کدامند؟ شما با فیلها چه میکنید؟

سربلند باشید