كاری برای روزهای خلوت

گرچه رسماً روزهاي كاري شروع شده، اما همه ميدانيم كه حداقل تا ۲۰ روز اول سال، واقعاً كار مهمي انجام نميشود. البته اگر مشتري اي داشته باشيد كه نيازمند خدمتي باشد، معمولاً اين بهانه ها را نخواهد پذيرفت.

اما در اين روزهاي سال ميتوان با صرف چند دقيقه وقت، يك كار سازماني مهم انجام داد:

درك ما و همكارانمان از مقتضيات رفتاري تصدي يك سمت، چقدر هم سو است؟

گرچه رسماً روزهاي كاري شروع شده، اما همه ميدانيم كه حداقل تا ۲۰ روز
اول سال، واقعاً كار مهمي انجام نميشود. البته اگر مشتري اي داشته باشيد كه
نيازمند خدمتي باشد، معمولاً اين بهانه ها را نخواهد پذيرفت.

اما در اين روزهاي سال ميتوان با صرف چند دقيقه وقت، يك كار سازماني مهم انجام داد:

درك ما و همكارانمان از مقتضيات رفتاري تصدي يك سمت، چقدر هم سو است؟

بيائيد يك شغل را در نظر بگيريم. مثلاً منشي شركت. به نظر من اين يكي از مهمترين مشاغل شركت است. متصدي اين شغل معمولاً اولين فردي است كه مخاطب يك تماس خارجي ميشود. هم اوست كه اولين اثر را بر هر مشتري بالقوه ميگذارد، و باز هم اوست كه آخرين مراقبتها را از محموله هائي كه از شركت خارج ميشود،  به عمل ميآورد. اين شغل به نظر من خيلي مهم است.

حالا شما از متصدي اين شغل در سازمان خود چه انتظاري داريد؟ حتماً ميتوانيد فهرست بلندي بنويسيد: دقت، نظم، سرعت، روابط عمومي، خودكار بودن، ادب، سنجيده بودن و …..

به نظر شما متصدي فعلي اين شغل در سازمان شما، فكر ميكند شما چه انتظاراتي از او داريد؟

آيا اين انتظارات با آنچه شما در ذهن داريد، همخوان است؟ يا فاصله درك شما و اين همكار دارد مرتباً شما را از هم دور ميكند؟

اين كار را براي تمام شغلها و تمام همكاران ميتوان انجام داد. اين خيلي بهتر و كاربردي تر از ارزيابي عملكرد است. به نظر شخصي من، تا شما از روشن و هم سو بودن انتظارات از متصدي يك شغل اطمينان پيدا نكرده ايد، وارد شدن به فرآيند ارزيابي عملكرد، خطرناك است و وضع را بدتر هم ميكند.

براي اين كار ميتوانيد خودتان يك سري سوال طراحي كنيد و آنها را از خود و همارانتان بپرسيد. ميتوانيد در مورد هر شغل، از ديگراني هم كه با متصدي آن در ارتباط هستند، هم بخواهيد كه فرم را تكميل كنند، تا ببينيد كه:

– انتظارات هر نفر تا چه حد با هم تناقض دروني دارد؟

– انتظارات شما به عنوان مدير، چقدر با درك فرد از انتظارات شما، فاصله دارد؟

– انتظارات همكاران شما، چقدر با شما و متصدي شغل فاصله دارد؟

اينها ميتواند منشاء بروز دلسردي و افت راندمان باشند. از همين اول سال ميتوانيد اينها را خيلي ساده شفاف كنيد، تا شما و تمام همكارانتان به يك جهت پارو بزنيد.

توماس هم براي اينكار فرمي دارد. اگر علاقمند هستيد بفرمائيد تا آن فرم را برايتان ارسال كنم، اما پيشنهاد ميكنم قبل از آن، خودتان ۱۰ دقيقه صرف تهيه فهرست انتظاراتتان بكنيد. همه، هر كس براي ۲ شغل، اين ميشود حدود ۳۰ دقيقه از وقت شركت براي ارزيابي ميزان همسوئي ديدگاههاي همكارانتان. براي شروع من اين شكل را پيشنهاد ميكنم:

حالا براي زمينه هاي رفتاري ميتوانيد به مواردي مثل:

– دقت

– دقت در جزئيات

– پيگيري

– سرعت عمل

– قدرت تصميم گيري

– تصميم گيري در شرايط سخت

– اقتدار

– حرف شنوي

– خودآغاز گري

– روابط عمومي

– انجام كارهاي روتين

– تحرك و فعاليت

– علاقه به رشد

– علاقه به يادگيري

و … را در نظر بگيريد.

اين خيلي عالي است كه كسي تمام اينها را در حد اعلا داشته باشد، اما اين شدني نيست. پس سعي كنيد انتظاراتتان را معقول و واقعي در نظر بگيريد و يادتان باشد كه سوپرمن نداريم.

اگر ديديد كه خيلي دوست داريد تمام انتظارات را در تمام زمينه ها در حد خيلي زياد بخواهيد، همينجا بدانيد كه شما زيادي پر توقع هستيد. و اگر ديديد كه شما دوست داريد همه چيز خيلي كم باشد مگر حرف شنوي، بدانيد كه شما يك روبات ميخواهيد نه انسان.

يادتان باشد كه اين فرم را حتما در مورد شغل خودتان (مدير سازمان) هم تكميل كنيد. ببينيد از خودتان چه انتظاراتي داريد؟ اين هم جالب است.

اين كار يك ارزيابي ۳۶۰ درجه نيست، يك شروع است براي اينكه بدانيم واقعاً چه ميخواهيم؟ آيا ميدانيم چه ميخواهيم؟ آيا آنها كه از آنها ميخواهيم، ميدانند چه ميخواهيم؟

كار جالبي است، چند دقيقه وقت صرفش كنيد.

اين ميتواند يك شروع خوب براي سالي باشد كه در آن به منابع انساني توجه ميكنيد.

سربلند باشيد