ارجاع کار خوب یعنی چه؟

توان ارجاع کار، یکی از ویژگیهای مدیران خوب است.

اینکه مدیر بتواند کار را به همکارانش ارجاع دهد، در واقع سبب میشود که برای خودش فضا برای توسعه عملکرد ایجاد کند و در عین حال در همکاران زیردستش ظرفیتهای اضافی به وجود آورد. اما واقعاً ارجاع خوب یعنی چه؟

توان ارجاع کار، یکی از ویژگیهای مدیران خوب است. اینکه مدیر بتواند کار را
به همکارانش ارجاع دهد، در واقع سبب میشود که برای خودش فضا برای توسعه
عملکرد ایجاد کند و در عین حال در همکاران زیردستش ظرفیتهای اضافی به وجود
آورد. اما واقعاً ارجاع خوب یعنی چه؟

برخی بر این باورند که ارجاع کار در واقع استفاده از دیگران است، برای آنکه کاری را بکنند که شما میخواهید. این برداشت غلط است. اگر شما دیگران را وادار به انجام کاری بکنید که نه میدانند هدف آن چیست، نه میدانند چه انتظاری از آنان هست، آن وقت این استفاده یا سوء استفاده از آنهاست. اما اگر شما هنر ارجاع کار داشته باشید، این ارجاع میتواند همکاران شما را خشنود کرده و آنها را پرورش دهد.

گاهی اینطور فرض میشود که مدیر اصلاً نباید وارد کار شود، هر چه بدستش رسید را به دیگران ارجاع کند و خودش فقط جریان کارها را نگاه کند. این کار درست است؟ این روش منجر به ارتقای بهره وری خواهد شد؟

اگر این شیوه ارجاع پسندیده و موثر بود، دیگر چه نیازی بود که مدیر اصلاً وجود داشته باشد؟ گرچه سیستمهای رایانه ای میتوانستند به خوبی کارها را تشخیص داده و توزیع کنند، میشد کسی را هم برای ایراد گرفتن یافت. اما از شوخی گذشته با پیروی از این روش، کم کم وجود مدیر بی فایده میشود، در حالیکه نقش مدیران در سازمانها غیر قابل انکار است.

چطور ارجاع دهیم که موثر باشد؟ باید به هچند نکته توجه کرد:

– باید از ظرفیتها و قابلیتهای همکاران مطمئن بود و کار را متناسب با ظرفیت آنها ارجاع کرد. در اینجا خیلی از مدیران در دامی می افتند (High C ها مواظب باشند). این مدیران فکر میکنند که هیچکس نمیتواند کاری را به خوبی خود آنها انجام دهد، بنابراین نسبت به ارجاع کارها بی میل هستند و در نتیجه همه کارها را میخواهند خودشان انجام دهند، همکاران بی کار و آنها همیشه الکی گرفتارند. این یک دام است.

– باید گیرنده ی کار را توجیه کرد. برخی از مدیران فکر میکنند که همکارشان باید خودش بداند که کار را چطور باید انجام دهد. این توقع بی جاست. وظیفه ی مدیر در ارجاع، توجیه همکارش است. باید با صرف وقت، و نه با از سر باز کردن، همکارش را در خصوص تما جوانب و ظرایف کار توجیه کند.

– باید بر انجام کار نظارت کرد. برخی مدیران فکر میکنند که وقتی کار را ارجاع کردند، دیگر کاری لازم نیست. راستش برخی زیردستان هم این مدیر را دوست دارند، چون به کار آنها کاری ندارد. این هم غلط است. بعد از اینکه کار را ارجاع دادید، باید بر انجام آن نظارت داشته باشید و گزارشهای مناسب بخواهید. نوع نظارت البته باید متناسب با کار و شاخصه های رفتاری فردی باشد که بر او نظارت میکنید. اگر به این موضوع توجه نشود، نظارتهای شما عکس کارآئی عمل خواهد کرد.

– باید مسئولیت را هم همراه با کار ارجاع داد. اینکه شما فقط کاری را از کسی بخواهید و به او اختیارات/مسئولیت کافی برای انجام کار را ندهید، عملاً او را در انجام کار ناموفق خواهد کرد، اینجا این مدیر است که بازنده است. مدیر با احاله مسئولیت،همراه با وظیفه، هم به توسعه کارمندان کمک میکند هم یک ارجاع درست انجام میدهد. به این ترتیب حجم کارهایی که این مدیر میتواند مسئولیتش را بپذیرد، دائماً بیشتر میشود.

– باید زمانبندی داشت. اینکه کار را به صورت باز ارجاع کنیم، در واقع از سر بازکردن کار است. باید زمانبندی مشخصی را با همکارمان توافق کنیم که کار طبق آن پیش رود و نظارت و پایش هم بر آن اساس انجام شود. یادتان باشد که بعد از توضیح دادن، باید بر سر زمانبندی توافق کنید،‌نه آنکه دستوری برخورد کنید. البته باید بحث کنید، همکار باید بتواند بر سر زمانبندی پیشنهادی اش با شما بحث و شما را قانع کند، شما هم باید واقع بین باشید.

– همراه باشید. به عنوان یک مدیر، وقتی کار را ارجاع میکنید، میتوانید نقش یک ناظر ایرادگیر را بر عهده بگیرید یا نقش یک حامی همیشه حاضر را. انتخاب با خودتان است. معمولاً نقش دوم را بیشتر دوست داریم، اما ایفای آن را سخ می یابیم. خوب است بدانیم که هر همکار ما در عین توانائی هایش در کدام مواضع به کمک و حمایت ما نیاز دارد. ما باید همیشه در آن مقاطع برای کمک (نه دخالت، نه تخریب، نه ایرادگیری، بلکه کمک) حاضر باشیم. این نقش ما به عنوان یک مدیر است.

– باید از ارجاع درس گرفت. در هر کار و فرایند مدیریتی یک فاز بازخورد وجود دارد. در ارجاع هم همین است. بر اساس نتایج حاصل از ارجاع کار، میتوانید توانائی ها و در کنار آن و شاید مهمتر از آن نیازهای توسعه ای/آموزشی همکارتان را هم ارزیابی کنید و در برنامه های اموزشی از این ارزیابی ها کمک بگیرید.

ارجاع موفق یکی از رموز موفقیت سازمانها و مدیران است.

این مقاله خوب را هم حتما بخوانید.

سربلند باشید