چابکی : از انتخاب تا اجبار
چابکی مبحث جالبی است که این روزها هم خیلی داغ است. سازمانهایی که مشتریانشان را از دست داده باشند، به خوبی میدانند که بخش عمده ای از علت مسئله عدم امکان پاسخگوئی به موقع و درست به نیازهای مشتری بوده است.
نکته اینجاست که دیده نشدن یک نیاز یا خواسته در قرار اولیه شما با مشتری چندان مهم نیست، مهم این است که باید بتوانید به موقع یه این نیاز پاسخ دهید.
داستان چابکی (در سطح سازمان) را اگر تعقیب کنیم، میبینیم که ریشه این مسئله در تشخیص کنگره آمریکا در سال 1991 بود که : “نیاز کسب و کارها در سالهای بعدی این دهه، کارآمدی در اجرا نیست، بلکه چابکی در پاسخگوئی به نیازهای دائماً متغیر بازارهاست.”
این تشخیص منجر به گزارشی شد که توسط انستیتوی Iacocca در سال 1991 منتشر شد. عنوان این گزارش استراتژی تولید در قرن 21 بود و این داستان ادامه یافت.
اکنون سخن این است، چابکی یک انتخاب است؟ مثل شیوه های مختلف تولید؟ یا به صورت راهی گریز ناپذیر برای موفقیت و حتی بقا درآمده است؟
با چه مواجهیم؟
با بازاری که از رقبا اشباع است. با هر ایده جدیدی که شروع میکنیم، خیلی زود میبینیم که خیلی های دیگر هم دارند کم و بیش همان کار را میکنند.
هر قدر در بازار تحقیق میکنیم، قبل از آنکه راهبردهای خودمان را در مورد آن تحقیقات انتخاب کنیم، بازار تغییر کرده است. روزگاری آرزو میکردیم که کاش این محصول وجود داشت، امروز اگر چرخی بزنیم، دنیایی از محصولات را میبینیم که جلوتر از خواسته و حتی فکر ما تولید شده اند.
امروز مشتریان ما، و همه مشتریان، نیازهای وسیعی دارند، سطح خواسته های مشتریان به شدت بالا رفته است. وقتی هم که موفق به عقد قرارداد با این مشتریان میشویم، در ابتدا تمام آنچه را که میخواهند را هم نمیدانند. در میانه کار، چیزهای جدیدی میخواهند، که سوال اول این است که آیا ما میتوانیم خواسته شان را : اول بشنویم، دوم بفهمیم و نهایتا به موقع برآورده کنیم؟ سوالهای بعدی بحث هزینه این خواسته است.
برای ایمن ماندن در این بازار، باید بیشتر و بیشتر مشتری داشته باشیم. مشتری بیشتر، یعنی خواسته های بیشتر، یعنی تهدید بیشتر، اگر برایش آماده نباشیم.
خلاصه محیط سخت متغیر است و این تغییرات خطی نیستند.
چه داریم؟
سازمانی داریم که با تهدیدهای بیرونی مواجه است. از درون هم نمیتوانیم تخصصهای متنوع را داشته باشیم، نمیتوانیم به تمام سازمان کنترل داشته باشیم. ابزارهای ما، عمدتاً انسانهایی هستند که آنها هم نیازهای متنوع و متغیری دارند.
تا یک دانش فنی را یاد میگیریم، بعدی از راه رسیده است. هنوز یک پروژه تمام نشده، بعدی با چالشهای خودش شروع میشود. طولانی شدن پروژه ها از سوددهی آنها به شدت میکاهد، چون هزینه های بالا سری کمر شکن هستند. مشتری هم دوست دارد زودتر به جواب برسد.
در طول پروژه تولیداتی جنبی هم داریم که به راستی خیلی به درد ما و مشتری نمیخورد، اما بخش عمده ای از آن لازم است. نمیتوانیم پروژه را به تکه هایی ملموس تبدیل کنیم، تا هم بتوانیم زودتر به درآمد برسیم هم بار کار را سبک تر کنیم. نمیتوانیم برون سپاری کنیم، چون تعریف کل پروژه برای منابع بیرونی امکان پذیر نیست.
به جای چرخه بهبود، داریم چرخه سقوط را طی میکنیم، سطح تنش و درگیری هم در سازمان بالا رفته است.
چه راههایی پیش رو داریم؟
به نظر میرسد پروژه های کوچک برای ما نه تنها سود ندارند، بلکه زیانده هستند. همان میزان که روی یک پروژه کوچک کار میکنیم، روی پروژه های بزرگ هم باید کار کنیم. به نظر میرسد که باید بازار هدفمان را به پروژه های بزرگ انتقال دهیم و کارفرمایانی که به اندازه خودمان سنگین حرکت میکنند. اما بازار این پروژه ها محدود تا خیلی محدود است.
باید راهی وجود داشته باشد.
اگر این ارزیابی من منصفانه باشد، بی شک به اینجا میرسیم که نباید از پروژه های کوچک دست بکشیم، بلکه باید خودمان را با مقتضیات آن تطبیق دهیم.
باید عجله کنیم؟ باید از خیر تولید مستندات بگذریم، روالهای سازمانمان چه میشود؟ مراحل کنترل کیفیت و عیب زدائی کجا میرود؟ آیا باید اینها را فراموش کنیم؟
خیر، اکیداً خیر. اگر عجله را با چابکی اشتباه کنیم، فاتحه ما خیلی زودتر خوانده است. مشتری محصول بی کیفیت نمیخواهد.
باید هست و نیستهای چابکی را بشناسیم و درک کنیم. بعد باید عزم داشته باشیم که چابک شویم، گام بعدی این است که هشیاری داشته باشیم، نسبت به بازار و …..
خلاصه راه آسان نیست، اما راهی است که موفقیت در انتهای آن است.
از دیدگاه رفتاری، البته باید خیلی صحبت کرد، اما میتوان پیش یازهای چابکی را در دو عامل خیلی مهم خلاصه کرد:
- تعامل همه جانبه
- تیم و تیم و باز هم تیم: یعنی فکر تیمی، کار تیمی، حمایت تیمی.
بزرگترین نتیجه در اینجا این است که ما تیمی میخواهیم که اعضایش محو نباشند، افراد ارزش دارند، ارزشی غیر قابل اغماض، اما اینها باید یاد بگیرند که با هم چطور تیم باشند.
پس تیمی که اعضایش تعامل بلد باشند، فرد بودن را هم بلد باشند، اعضای ارکستری باشند که تک نوازان خوبی هم باشند، این مهم است و این مهم میسر نمیشود مگر با آموزش.
بزرگترین چالش چابک شدن، این است که ما رفتارهای متضاد احتیاج داریم:
- سرعت میخواهیم در عین دقت.
- کیفیت عالی میخواهیم در عین تعهد به برنامه ها.
- تعمق میخواهیم در عین آماده بودن و استقبال از تغییر (آنهم تغییر دائمی)
تمام مطالب این وبلاگ مبتنی بر این بوده که انتظار رفتارهای متضاد داشتن از فرد، اولین نقطه در عدم موفقیت ما و اوست. هنوز هم همین اصل پا برجاست.
اما اگر لابلای خطوط نوشته ها را دیده باشید، گفته ام که با آموزش میتوانیم به آنچه میخواهیم برسیم.
یک مثال بزنم و باقی بحث بماند برای مطلب بعدی:
ما برنامه نویسی میخواهیم که برنامه اش (code) تا حد عالی تست شده و بدون ایراد (باگ) باشد. این یعنی یک کمال طالب، یعنی کسی که از وجود ایراد در برنامه اش، ناراحت میشود. حالا از همین آدم میخواهیم که غرق در جزئیات هم نشود.
این آدم اصلاً سرعت عمل مورد نظر یک D را درک نمیکند و او را فردی سهل انگار میبیند. ما باید این فرد را توجیه کنیم که یکی از معیارهای بی عیب بودن در کار ما، سر موقع بودن است. باید او را تحت آموزشهای مهارتی قرار دهیم تا سرعتش را اضافه کند، با داشتن مهارت و اعتماد به نفس، او با سرعت بیشتری کنترل میکند و برای اینکه کارش بی عیب باشد، طبق تعریف جدیدی که با کوچینگ و در طی زمان به او آموخته ایم، بازهم با میل و رغبت، کارش را سریع تر انجام میدهد. حالا این را مقایسه کنید با حالتی که کار را نیمه تمام از زیر دستش میکشیم. او در گام بعدی، امکان ندارد با ما همراهی کند.
سخن بسیار است. در نحوه ی بازخورد دادن به این آدمها، درواگذاری نقشهای تیمی به آنها، در چینش آنها در قالب چند گروه کاری در دل یک تیم و … که همه و همه به یک نکته کلیدی بر میگردد: شاخصه ها و نیازهای رفتاری آدمها را بشناسیم و بر آن اساس با آنها تعامل کنیم و از آنها هم بخواهیم تعامل را سرلوحه کار خود قراردهند.
راه دشوار است، اما اگر راهی که به سمت موفقیت میرویم، مشکل نبود، باید بدانیم که راه را اشتباه آمده ایم.
این داستان ادامه دارد…
سربلند باشید
