بحث شیرین استخدام
از نظرهائی که در مطالب قبلی ابراز شد، به نظر میرسد که علاقه بیشتری به بحث استخدام هست.
البته به نظر خود من،مشکل اصلی سازمانها،بحث ریزش نیرو، در کنار جانشین پروری است، که حتماً به آن پرداخته خواهد شد. اما فعلاً ابتدا به بررسی این بحث خواهم پرداخت. همیجا این را هم باید بگویم که بخشهائی از این مطلب، در مطالب دیگر آمده که برای حفظ انسجام، آنها را تکرار کرده ام. امیدوارم عفو بفرمائید.
نکته دیگر اینکه در این مطلب، توضیحات بر اساس کاری که ما انجام میدهیم، آورده شده است. ممکن است کمی رنگ و بوی تبلیغ بدهد، این را هم ببخشید.
استخدام، نقطه ورود فرد به سازمان است، معمولاً تلاش میشود که در این مرحله بیشترین وسواس در انتخاب فرد مناسب برای پست مناسب صورت پذیرد.
نکته مهم این است که برای بسیاری مشاغل، تخصص، تجربه کاری، حقوق و مواردی از این دست در اولویت اول هستند. در بحث رفتار سازمانی، فرض ما بر این است که این فیلترها قبلاً اعمال شده باشند. خارجی ها به این دسته سوالات اولیه که نقش فیلترهای مقدماتی را دارند، Killer Questions میگویند.
بعد از غربال اولیه، معمولاً با چند گزینه مواجه هستیم که خیلی علاقه داریم بهترین انتخاب را از میان آنها انجام دهیم.
در اینجا باید بر سر چند نکته با خودمان توافق کنیم:
- شک نداشته باشیم که سوپر من وجود ندارد. باور کنید، هیچکس نمیتواند تمام انتظارات تمام رده های سازمان را بی کم و کاست برآورده کند. این چنین فردی باید منحنی رفتاری داشته باشد که تمام شاخصه های آن بالای خط میانی باشند و در تمثیل درخت که در مطلب دیگری توضیح داده شده است، این یعنی درختی که ریشه ندارد و با اولین نسیم، سرنگون میشود. سوپرمن ها را فراموش کنید.
- هر فرد برای آنکه به مطلوب ما نزدیک و نزدیک تر شود، به زمان، آموزش و سرمایه گذاری احتیاج دارد. پس سطح توقعمان را در حد معقول تنظیم کنیم. این فرد اگر پتانسیلهای لازم را داشته باشد، به آنی که میخواهیم، خواهد رسید. لقمه آماده را هم فراموش کنید.
- اگر خوب بدانیم که چه میخواهیم، میتوانیم فرد مناسب را پیدا کنیم. اگر در این زمینه شک داریم، باید اول این را روشن کنیم. در غیر اینصورت، آن فرد است که سطح توقعات ما را در آینده تعیین خواهد کرد. اول خودمان را روشن کنیم.
اگر هنوز نمیدانیم که چه میخواهیم و این خواسته ها را تدوین نکرده ایم، گزارش تهیه الگوی شایستگی رفتاری، میتواند کمک کننده باشد. این الگو خواسته های شما را بر اساس یک پرسشنامه دریافت میکند، آنها را تبدیل به یک الگو میکند، پس از رفت و برگشت با شما و وقتی احساس کردید که خواسته هایتان دیده و منظور شده است، میتواند ملاک سنجش های بعدی باشد. بعدی یعنی حتی هنگام ارزیابی عملکرد همان فرد.
بعد از این مقدمات، نوبت آگهی استخدام است.
در آگهی، برگرفته از الگوی شایستگی رفتاری شغل، چند خطی هم در مورد انتظارات رفتاری از فرد بنویسید. غصه هزینه آگهی را هم خیلی نخورید، این فرد برای شما میتواند خیلی هزینه داشته یا سرمایه خیلی بزرگی شود.
محاسن این آگهی زیاد است، از جمله:
- این آگهی نشان از توجه شما به موارد رفتاری افزون بر موارد تخصصی دارد.
- این آگهی به نوعی تبلیغ سازمان شما هم محسوب میشود.
- این آگهی کلی زمان شما را برای بررسی درخواستهای نامربوط بهینه میکند.
حالا رزومه ها میرسند. آنها را ابتدا بر اساس شاخصه های فنی کلیدی Killer Questions غربال کنید و روی هر رزومه علت حذف را بنویسید. شاید بعداً پشیمان شدید. این رزومه ها ارزش دارند، شاید بعداً به درد شما بخورند. اما بعد از 6 ماه، همه را، مگر اطلاعات تماس افراد را، دور بریزید.
در گام بعدی از افراد دعوت کنید که در ساعت و زمان مشخصی به سراغ شما بیایند. علاوه بر اطلاعات خودتان، در سیستم ما یک پرسشنامه تجزیه و تحلیل رفتار هم هست، که باید با توضیحات کافی در اختیار فرد قرار دهید (این کار هزینه ندارد و فقط 10 دقیقه زمان فرد را میگیرد). به افراد در این جلسه بگوئید که ممکن است بعداً برای مصاحبه دیگری لازم باشد که به شما مراجعه نمایند.
بر اساس نتایج مصاحبه اولیه، عده دیگری غربال میشوند. حتماً روی برگه های مصاحبه علت رد این افراد را هم بنویسید.
افراد باقیمانده، قاعدتاً زیاد نیستند. بر اساس تجربه شخصی و البته بسته به سمت مورد نظر، بین 3 تا 10 نفر عدد معمولی است.
فرمهای آنها پردازش شده و ابتدا فهرستی اولویت بندی شده از افراد، بر اساس میزان تناسب رفتاری با مدل شایستگی رفتاری ارائه میشود. در این غربال هم عده ای حذف میشوند. اگر در این مرحله هیچ داوطلبی نماند، یعنی یک جای کار ایراد دارد، توصیه میشود گامهای قبلی را بازنگری کنید. شاید زیادی سخت گرفته باشید، یا شاید مدل شما برای این سمت، خیلی خاص باشد. در این صورت باید مشخصات فنی را کمی باز بگذارید، و به تربیت نیرو برای دراز مدت فکر کنید.
باید این نکته مهم را همیشه به خاطر داشت، مه شاید یافتن نیروی مورد نظر شما، که جمع شایستگیهای فنی و رفتاری مورد نظر شما را داشته باشد، از بازار کا میسر نباشد و لازم باشد این نیرو را خودتان تربیت کنید.
حالا برای افراد باقیمانده بر اساس اولویت، گزارش تجزیه و تحلیل رفتار و نیز گزارشهای خاص بر اساس سمت تهیه میشود. مثلاً برای مدیران، سنجش شیوه مدیریت، برای فروش، برای کار فنی، برای رانندگی، و …
به علاوه یک گزارش تناسب شغلی که نشان میدهد این فرد در شغل مورد نظر کدام جنبه از خواسته های شما را برآورده میکند، و در کدامیک نیاز به کمک دارد؟ مثلاً شما که پیگیری و خلاقیت میخواهید، ممکن است یکی این را و دیگری آن را خوب تامین کند. میتوانید بر این اساس، و بسته به این که واقعاً پیگیری مهم تر است یا خلاقیت، هم برای خودتان و بر اساس اهمیت هر یک، طبقه بندی دیگری داشته باشید.
همراه اینها، دو گزارش مهم دیگر هم ارائه میشود.
یکی گزارش برای خودآگاهی داوطلب، که میتوانید به خودش بدهید و از او بخواهید که خودش به شما بگوید این چقدر شبیه اوست. بر این اساس میتوانید انتظار داشته باشید که سایر موارد هم همین اندازه شبیه او باشند.
دیگری راهنمای مصاحبه است. این گزارش بر اساس شاخصه های رفتاری فرد و شاخصه های مورد نظر شما برای متصدی آن شغل تهیه میشود. به شما امکان میدهد که فرد را در همان زمینه هائی که برایتان مهم است، و احیاناً در رفتار او نقاط مبهمی هست، بیشتر بشناسید.
فرد از این سوالها احتمالاً شگفت زده میشود. شما تعجب نکنید. همچنین در این گزارش، جو جلسه و نکات فرعی هم توصیه میشود.
حالا افراد را به ترتیب اولویتی که در لیست اولویت بندی افراد ارائه شد، به مصاحبه بعدی دعوت کنید، گزارشها را در دست داشته و سوالها را بپرسید. یادتان باشد شما نیازی ندارید که این گزارشها را به حافظه بسپارید، اینها همیشه برای اقدامات سازمانی در سیستم خواهند بود.
در پایان شما میتوانید اینطور فکر کنید که با اطلاعات بیشتری نسبت به انتخاب فرد، تصمیم گرفته اید و برای مشسیر شغلی او هم برنامه ریزی کنید.
میتوانید برای برخورد با او برنامه داشته باشید. برای نیازهای او پاسخ مناسب و دلیل داشته باشید.
یادتان باشد که هزینه یک نفر با حقوق ماهیانه 600 هزار تومان، سالانه حداقل 10 میلیون تومان است، که میتواند با دقت بیشتر، تبدیل به سرمایه شما شود. هزینه تمام این کارها، حدود 1% از هزینه ای است که یک سال پرداخت میشود.
سربلند باشید
