تعدیل نیروی انسانی
تعدیل یک اقدام انضباطی نیست
تعدیل نیروی انسانی، که شاید درست عکس استخدام باشد، یکی از تلخ ترین واژه های حوزه منابع انسانی و مدیریت است. به نظر من تعدیل، با اخراج فرق دارد، تعدیل انتقام جوئی نیست، تعدیل یک اقدام مدیریتی است، درست مثل یک جراحی دردناک اما ضروری که عضوی قطع میشود تا انسانی زنده بماند.
این اقدام هم، مانند سایر اقدامات مدیریتی، اگر درست برنامه ریزی و مدیریت نشود، عواقب بسیار بدی برای سازمان و جامعه خواهد داشت.
در جامعه و فرهنگ ما،اغلب مدیران مقصران اصلی تعدیل و تمام عواقب منفی آن شناخته میشوند. من زیاد این نگرش را منصفانه نمیدانم. در این نوشته با این دیدگاه به این موضوع نگاه خواهم داشت.
انتخاب این موضوع برای طرح از سوی علی نعمتی شهاب عزیز، نشان از درایت و توجه این جوان خوش ذوق دارد.
در این مطلب قصد دارم به این موضوع نگاهی بکنم. این نوشته در کنار نظرهای استادان بزرگوار در حوزه منابع انسانی، در شماره اسفند ماه ماهنامه تدبیر منتشر شده است.
تعدیل نیروی انسانی معادل واژه های layoff یا redundancy است و به معنی قطع همکاری دائمی یا موقت سازمان با یک یا چند نفر از کارکنانش میباشد. همین تعریف نشان میدهد که تعدیل به هیچ وجه به معنی توهین به فرد نیست، معمولاً فرآیند تعدیل، با رسوماتی از جمله قدردانی از همکاری فرد همراه میشود، حتی برخی مدیران، در پی تعدیل، با استفاده از ارتباطات خود، سعی میکنند برای کارکنانی که ناخواسته آنها را از دست میدهند، کار پیدا کنند. از دیدگاه من و با تعریفی که در ادبیات موضوع دیده ام،تعدیل یک اقدام انضباطی برای تنبیه فرد نیست. حتی در مراجع به این موشوع اشاره شده که در تعدیل، گاهی فقط رابطه کاری قطع میشود و پرداختهای محدودی کماکان به فرد انجام میشود.
بنابراین تعدیل معادل اخراج نیست، تعدیل تنبیه نیست، اما ممکن است معادل بی کار شدن باشد.
به نظرم تلخی تعدیل، شاید بیشتر در بی کار شدن باشد، در اینکه فرد مجبور میشود سازمانی را که احیاناً سالها در آن کار و تلاش کرده، ناخواسته و بدون آنکه نقشی در شرایط پیش آمده داشته باشد، ترک کند. این واقعاً تلخ است. در این شرایط کارمند به حمایت نیاز دارد، هم مادی و هم معنوی. بنابراین تعدیل فرایندی است که به فکر و برنامه ریزی احتیاج دارد. بسیار دیده شده که کارکنان در پی تعدیل، اقدامات عجیب و غریبی کرده اند، از دعوا تا خودکشی و …
تعدیلی که در ایران اتفاق می افتد، با تعدیلی که در کشورهای غربی رخ میدهد، تا آنجا که من اطلاع دارم، تفاوتهای اساسی دارد. در ایران، سازمان برای اخراج یا خاتمه دادن به همکاری یک فرد، هزینه های بیشتری را متحمل میشود،در حالیکه در سایر کشورها داستان این قدر سخت نیست. من در اینکه که این دشواری خاتمه همکاری به نفع کیست،خیلی صحبت دارم، اما فعلاً بماند برای مجالی دیگر، و برگردیم به تعدیل.
قبل از ورود به بحث اصلی لازم است توضیح بدهم که تعدیل در بسیاری از موارد به صورت ابزاری برای سودجوئی مورد استفاده قرار گرفته است، ضمن تقبیح این موارد، به نظرم قرار نیست به این جنبه بپردازیم.
تعدیل بخشی از اعتبار برند تجاری ماست
در فرآیند تعدیل نیرو، برخوردی که سازمان با افراد میکند، خواسته یا ناخواسته، بخشی از برند تجاری شرکت است. بنابراین باید به شدت مراقب بود تا فرآیند تعدیل درست، واقعاً درست، اجرا شود.
چرا به تعدیل میرسیم، و چطور به تعدیل نرسیم؟
معمولاً وقتی اوضاع اقتصادی خوب نیست، به خصوص در سازمانهایی که حق الزحمه نیروی انسانی بخش عمده ای از هزینه های آنها را تشکیل میدهد، یکی از نخستین اقداماتی که به ذهن میرسد، تعدیل نیروی انسانی است. اما همیشه اینطور نیست، گاهی برای تغییر ساختار، تعدیل اتفاق می افتد، گاهی برای تغییر راهبرد است که سازمان مجبور به تعدیل میشود و این همه در واقع بر پیچیدگی داستان می افزاید. از دیدگاه یک کارمند ساعی، خیلی غیر منصفانه است که وقتی شرکت میخواهد تغییر ساختار دهد، نیروهای قدیمی را تعدیل کند. اما چون معمولاً تعدیل در رکود رخ میدهد، ترجیح میدهم محور بحث را بر همین شرایط بگذارم.
اما واقعاً چرا تعدیل؟ به نظر من تعدیل در ایران، بیشتر ناشی از عدم درک متقابل بین کارمند و ساحب کسب و کار است. کارمند خود را محق میداند که در هر شرایطی، حقوق خود را به موقع دریافت کند، صاحبان بنگاه هم بعضاً مشکلی در عدم پرداخت یا تعویق در پرداختها ندارند. هر قدرکارمندان شرایط سخت تری را برای تعاملات مالی خود، مستقل از شرایط اقتصادی بنگاه، در نظر بگیرند و هر قدر بیشتر بر آن پای بفشارند، بنگاه بیشتر به سمت و سوی تعدیل نیروی انسانی سوق داده میشود. بنابراین به نظر میرسد که اگر تعامل و همدلی بین کارکنان و صاحبان بنگاه وجود داشته باشد، رسیدن به نقطه تعدیل دورتر میشود.
آیا تعدیل، اثر فشار شرایط اقتصادی بنگاه، فقط بر صاحب بنگاه نیست؟ آیا نباید شرایط را برای صاحب بنگاه هم تسهیل نمود؟
از همینجا میخواهم به این نکته برسم که تعامل بین طرفین یک قرارداد کاری، تعاملی که نه در زمان تعدیل بخواهد شروع شود، بلکه تعامل و تبادل نظری که در طول مدت همکاری شکل گرفته باشد، میتواند هم بر ضرورت تعدیل، هم بر سهولت این جدائی و هم بر تحمل عواقب آن برای طرفین اثرگذار باشد. شرایطی را فرض کنید که کارمندان سهامدار سازمان باشند، وقتی شرایط به نقطه ای میرسد که درآمدی وجود ندارد تا حق الزحمه ها پرداخت شوند، آیا این کارکنان، باز هم ادعای حق الزحمه خود را خواهند داشت؟ آنهم از خودشان؟ بعید است که چنین اتفاقی بیفتد. بر همین اساس در بسیاری از سازمانهای خارجی، و تعدادی از سازمانهای ایرانی، بخشی از حق الزحمه کارکنان، معمولاً از یک رده مشخص به بالا، به صورت سهام سازمان پرداخت میشود. چندین شرکت غربی بزرگ، به این وسیله از آسیبهای جدی در بحران اخیر گریختند. البته منافع سازمان با کارکنان تقسیم میشود و در شرایط رونق هم صاحبان بنگاه سود کمتری بدست میآورند، اما در شرایط رکود هم این سیستم به آنها کمک میکند.
اگر به آمار تعدیلها نگاه کنیم، همیشه تعدیلهای بزرگ در پی رشدهای انفجاری سازمانها اتفاق افتاده اند. سازمان بر اساس یک طرح جدید، یا یک برنامه جدید، گسترش می یابد، یا طرح موفق نمیشود و یا به هر دلیل دیگری، گسترش موفقیت آمیز نیست و سازمان ناچار باید به ابعاد کوچکتری بسنده کند. در این شرایط، کمتر کسی به آن استخدام بزرگ توجه میکند، بلکه همه به این نکته توجه میکنند که تعداد قابل ملاحظه ای از افراد، بیکار میشوند و از نان خوردن می افتند. این نگاه هم منصفانه نیست.
خیلی دلم میخواست با کسانی که در مورد حداقل دستمزد کارگران صحبتهای آتشین میکنند، میتوانستم صحبت کنم و از آنها بپرسم که به چه حقی در اتاقی مینشینند و برای هزاران شرکت تعیین تکلیف میکنند؟ وقتی سازمان درآمد ندارد، وقتی رکود حاکم است، حکم و اجبار به پرداخت حداقل حقوق به کارمندان، چه محلی از اعتبار دارد؟ مگر در این شرایط، سازمان چاره ای جز تعدیل نیرو هم دارد؟ از این بحث میخواهم این نتیجه را بگیرم که در بسیاری اوقات، تعدیل خارج از میل و انتخاب سازمان، ناگریز و ناگزیر میشود.
بیائید واقع بین باشیم. در تمام سازمانها، افرادی هستند که نقش کلیدی دارند، محبوب سازمان هستند و دائماً ارتباط آنها با سازمان بیشتر و محکم تر میشود. این افراد به وضوح آینده شغلی خود را در سازمان سرمایه گذاری کرده اند و سازمان هم به وضوح از این سرمایه گذاری استقبال کرده است. (باید یادمان باشد که این سرمایه گذاری اگر یک سویه باشد، پیوند چندان مفیدی نیست) نمیتوان برای این افراد، با کسانی که سازمان را فقط مانند یک صندوق درآمد میبینند، یک برخورد را متصور بود. به نظرم باید بپذیریم که سازمان در هر شرایطی بین این دو دسته، تفاوت قائل خواهد شد. من به اینکه سازمان برای افراد گروه دوم اولویت ویژه ای قئل نباشد، اعتراض ندارم، اما اعتقادم این است که باید این شرایط به روشنی برای این افراد تشریح شود. ئقتی کسی 5 سال یا بیشتر برای شما کار کرده، باور و درک من این است که رضایت متقابلی وجود دارد. اگر این رضایت وجود ندارد، اگر این فرد در صدر لیست تعدیل شما قرار دارد، این حق اوست که به صورت شفاف این را بداند تا از موقعیتهایش استفاده کند. این نکته بسیار ظریفی است اما اعتقاد من این است که این جدا لازم است.
باید به همکاران اطلاع داد که پیوند آنها و سازمان چقدر محکم است. این حق طرفین است که از استحکام روابط، از دید طرف مقابل اطلاع داشته باشند.
معنی این بیان، آن نیست که برویم و به کارمند 5 ساله مان بگوئیم، فلانی تو اصلاً به درد من نمیخوری. اینکه با تمام اصول مدیریت در تناقض است. بلکه میتوان (به نظر من بر اساس پروفایل رفتاری فرد میتوان بهترین دیالوگ را یافت) با او در مورد آینده و مسیر شغلی اش گفتگو کرد، اگر دیدگاهش خیلی با آنچه ما فکر میکنیم فاصله دارد، باید به او بگوئیم که با این شرایط بعید است چنین مسیری را طی کند. این مسیر چنین و چنان است، این قدر وقت میطلبد، فلان قدر سفر و اضافه کاری میخواهد، و …. به این ترتیب، ضمن اینکه او را بی انگیزه نکرده ایم، به او گفته ایم که میتواند به فکر موقعیتهای بهتر برای خودش باشد. همینجاست که من فکر میکنم مدیریت منابع انسانی را پایان و حد و مرزی نیست.
به طور خلاصه، تعدیل میتواند ناشی از شرایط زیر باشد:
- مشارکت ندادن کارکنان در سود و زیان شرکت
- میتوانیم کارکنان را شریک کنیم، تا ریسک دوران رکود کاهش یابد. این به قیمت کاهش سود دوران رونق هم هست.
- فشار بر صاحب بنگاه، برای تامین هزینه ها، در هر شرایط و به هر قیمت
- اگر کارکنان را شریک نمیکنیم، میتوان درک مشترکی میان کارکنان و صاحبان به وجود آورد که آستانه تحملها بالا رود و تعدیل اولین گزینه نباشد.
- اطلاع رسانی به کارکنان در مورد جایگاه و موقعیت آنها در سازمان
- اگر کارکنان بدانند که در سازمان چه جایگاه و آینده ای دارند، شاید خودشان زودتر از سازمان جدا شوند و نیازی به تعدیل نباشد.
- عدم توفیق سازمان، به عللی که ریشه در داخل یا خارج سازمان دارند
- گاهی هم واقعاً تعدیل بهترین گزینه است، هم برای صاحب بنگاه، هم برای کارکنان. در این شرایط خوب است تعدیل را مدیریت کنیم.
وقتی تعدیل بهترین گزینه است
بر اساس مختصر مطلب فوق، گاهی تعدیل هم ناگزیر است، هم بهترین گزینه است: هم برای صاحب بنگاه، هم برای کارکنان (همه یا بعضی از آنها). در این شرایط باید شجاعانه و فعال به سوی تعدیل رفت و آن را به بهترین نحو مدیریت نمود. شاید یکی از فرآیند هایی که مدیریت هر سازمان باید همیشه برای مواجهه با آن برنامه داشته باشد، تعدیل است.
اگر با همکاران رابطه مناسبی داشته باشیم، مثلاً بخش منابع انسانی شرکت، شرایط افراد را بداند، و اگر آن برنامه تعدیل را داشته باشیم، به نظرم باید افراد را به چند گروه تقسیم نمود:
- افرادی که حتما تعدیل میشوند و باید به آنها کمک نمود
- افرادی که حتما در این نوبت تعدیل نمیشوند، و باید آنها را مطمئن نمود
- افرادی که بهتر است تعدیل شوند، اما نگهداری آنها تا نوبت بعدی میسر است.
افرادی که حتما تعدیل میشوند و باید به آنها کمک کرد، افرادی هستند که در صدر لیست تعدیل هستند و احتمالاً مدتهاست که میدانند چندان پیوند محکمی بین آنها و سازمان برقرار نیست. در این شرایط بسیار خوب است که شرایط منصفانه ای برای آنها ایجاد شود، تا به راحتی از سازمان جدا شوند. به عنوان مثال، با رسیدن نخستین علائم از شرایطی که منجر به تعدیل میشوند، باید برای این افراد فرآیند تعدیل را شروع کرد. مثلاً نمونه ای که من دیده ام، این بوده که طی زمان نسبتاً طولانی (مثلاً 3 ماه) به آنها فرصت داده میشود که برای خود کاری بیابند و مثلاً سازمان هم در این بازه با آنها در مرخصی و تاخیر، همکاری میکند. اما باید روشن نمود که در پایان این دوره، جدائی قطعی است.
با وزیدن نسیم تغییرات، همانطور که گروهی هستند که بیشترین میل را به ماندن در وضع موجود دارند، گروهی هم هستند که به سادگی میتوانند در جای دیگری برای خود کار جدیدی دست و پا کنند و اتفاقاً شما هم نمیخواهید که این گروه سازمان را ترک کنند. باید شرایط را برای این گروه توضیح دهید، و به آنها اطمینان بدهید که آنها جزء برنامه تعدیل نیستند. خیلی خوب است که شرایط را هرچه شفاف تر برای این گروه (البته به نظر من، برای همه) توضیح دهید.
گروه سوم، گروهی هستند که در میانه ی دو گروه قبلی هستند. سازمان ترجیح میدهد آ»ها را تعدیل کند، اما نگهداری آنها هم میسر است، حداقل تا دوره بعد یتعدیل. در مورد این گروه بسته به نیاز شرکت به آنها و امکان جایگزینی آنها، باید مذاکره ای بسیار هوشمندانه و البته منصفانه با این افراد انجام شود. باید یک شرایط برنده-برنده بین آنها و سازمان تعریف شود و باید مطمئن شد که طرفین منظور هم را به خوبی و روشنی درک کرده اند.
این شرایط حتما باید یک چارچوب زمانی داشته باشد. مثلاً تو تا فلان تاریخ دنبال کار باش، ما هم فکر میکنیم و در آن تاریخ با هم دوباره صحبت میکنیم. البته این جمله در پایان بحثهاست. جائی که شما او را در جریان شرایط دشوار سازمان گذاشته اید، از زحمات او قدردانی کرده اید و حالا این جمعبندی را به او ارائه میدهید.
به نظرم بدترین اقدام مدیر، آن است که چیزی نگوید، شرایط را بگذارد پیش برود، که مسلماً در جهت بد شدن پیش میرود، و آن قدر بد شود که هر که نمیتواند تحمل کند، سازمان را ترک کند. این به نظر من نه انسانی است،نه از نظر مدیریتی صحیح است. این شیوه بیشتر مربوط به مدیرانی است که جرات تصمیم گیری را ندارند.
خلاصه و جمعبندی
تعدیل یک جراحی سازمانی است، که گاهی ضرورت می‌یابد. میتوان دو منشاء برای آن در نظر گرفت، منشاء داخلی و منشاء خارجی. از مواردی که منشاء داخلی دارند، با اتخاذ سیاستهای درست، و توجه به نیازهای منابع انسانی سازمان، میتوان احتراز نمود، البته نه همیشه.
وقتی این جراحی ضرورت یافت، باید برای آن برنامه داشت و آن را مدیریت نمود، این برنامه و موفقیت آن خیلی بستگی به برخورد و شیوه مدیریت ما در بخش منابع انسانی دارد. هر قدر از قبل آماده تر بوده باشیم و با کارکنان رابطه منطقی تری را ساخته باشیم، طی این مرحله هم برای آنها و هم برای سازمان، راحت تر خواهد بود.
در فرآیند تعدیل، نوعی حس توهین یا تنبیه ممکن است به فرد دست دهد، تمام جنبه های انسانی تعدیل را، نه فقط به لحاظ انسانیت، بلکه همچنین از این دیدگاه که برخورد ما با تعدیل بخشی از برند تجاری ماست، باید رعایت کنیم. با کارکنانی که تعدیل میشوند،میتوان یک برنامه خداحافظی ترتیب داد،از آنها قدردانی کرد، برایشان آرزوی موفقیت نمود و امیدوار بود که روزی دوباره کنار هم قرار گرفت.
اینها ظاهرسازی و دوروئی نیست، اینها توجه به نیازهای رفتاری افراد است، نیازهایی که بسیار دیده ام که سازمانها به آنها توجه نکرده اند و انسانهای شریف و زحمتکش زیادی را آزرده اند.
سربلند باشید
