تیمهای موفق کاری
یکی از ابزارهای توماس، ابزار ارزیابی تیمهای کاری، و تشکیل تیمهای کاری موفق است. در یکی از سازمانها از ما خواسته شد که وضعیت تیم کاری مسئول پشتیبانی IT سازمان را بررسی کنیم.
این تیم 17 نفره مسئول پشتیبانی در زمینه های سخت افزار، نرم افزار و شبکه بود.
در اولین گام با مشورت مدیر بخش مربوطه انتظارات سازمان از این تیم تدوین و به عنوان “عملکر تیم ایده آل” به عنوان مبنای بررسیها در نظر گرفته شد.
در گام بعدی، اعضای تیم مورد تجزیه و تحلیل رفتاری قرار گرفتند، و به طور مجازی تمام این اعضا به تیم فرضی ملحق شدند. به این ترتیب یک شیوه رفتاری برای این تیم نیز بدست آمد.
نکته قابل توجه آن بود که شیوه رفتاری تیم واقعی با تیم ایده آل فاصله قابل توجه داشت و احتمالاً همین مسئله سبب ناموفق ارزیابی شدن تیم بود.
بر اساس فرهنگ رفتاری مورد نظر برای تیم ایده آل، باید افرادی برای ایفای برخی نقشها در تیم، ضروری بود، که تعداد کسانی که بتوانند این نقش را ایفا کنند در میان اعضای تیم نادر بودند و یک نفری که این پتانسیل را داشت هم در نقش غیر متبطی به کار مشغول بود.
در گام سوم، از ابتدا شروع کردیم و نفرات را بر اساس نقشهای مورد نیاز به تیم افزودیم. با کمک سیستم توماس مشخص شد که برای تامین نظرات سازمان، فقط 3 عضو برای این تیم 17 نفره کافی بود. اما نکته این است که حجم کار در حدی بود که 3 نفر به هیچ وجه از عهده انجام کارهای تعریف شده بر نمی آمدند.
این نکته خیلی مهم است. وقتی کار ما در یک تیم آنطور که میخواهیم پیش نمیرود، معمولاً مبادرت به افزودن به اعضای تیم میکنیم، در حالیکه تیم ما ممکن است اشکالی نداشته باشد. بلکه باید به منابع تیم اضافه کنیم. مشکل سازمان با این تیم، این بود که افراد نمیتوانستند مخاطبین خود را قانع کنند، نمیتوانستند برخی موارد را با آنها به نتیجه برسانند. برای رفع این مشکل، سازمان مکرراً به تعداد اعضای تیم افزوده بود و این مسائل درون تیم را پیچیده تر کرده بود.
ساختاری که برای رفع این مشکل و نیز انجام شدن کارها به سازمان پیشنهاد شد این بود که یک تیم 3 نفره کارها را نظام دهد، و پس از سازماندهی، کار را به گروههائی ارجاع دهد که از 14 نفر باقیمانده تشکیل شده بودند. یعنی به جای یک تیم 17 نفره، ساختار سازمانی در این قسمت تبدیل شد به یک تیم 3 نفره و 3 گروه (سخت افزار، نرم افزار و شبکه) که جمعاً 14 نفر باقیمانده را در خود جای داده بودند.
هیچکس از 17 نفر حذف نشد. بلکه همه در جای خود قرار گرفتند. آن 14 نفر کار خود را از تیم 3 نفره تحویل میگرفتند و سپس گزارش خود را هم به همان تیم ارائه میکردند.
در کار تیمی باید توجه کرد که لازم نیست تمام افراد عضو تیم باشند. آنها میتوانند برای تیم کار کنند، ولی ارتباطات تیمی را به گروهی که شاخصه های رفتاری مناسبتری دارند محول نمایند.
گاهی این تصور پیش می آید که همه افراد باید عضو تیم باشند و این تفکر درستی نیست. به این ترتیب احتمال دارد که شاخصه های غیر همسو با فرهنگ ایده آل تیم، بر عملکرد تیم اثر منفی بگذارند و نتیجه کار تیمی بد باشد، در حالیکه آن شاخصه ها ممکن است برای انجام کار ضروری باشند (در این مثال شاخصه تخصص گرائی یک الزام است).
اگر تیمهای ما آنگونه که ما انتظار داریم کار نمیکنند، معنی آن این نیست که کسی کم کاری میکند، ممکنن است معنی آن این باشد که مفهوم تیم و گروه کاری با هم مخلوط شده باشند. تشکیل تیمهای کاری موفق یک هنر است که البته با استفاده ازابزارهای درست و توجه به مفاهیم، میتوان به آن رسید و سازمان را موفق تر و افراد را راضی تر نمود.
سربلند باشید
