کاری برای روزهای خلوت

گرچه رسماً روزهای کاری شروع شده، اما همه میدانیم که حداقل تا 20 روز اول سال، واقعاً کار مهمی انجام نمیشود. البته اگر مشتری ای داشته باشید که نیازمند خدمتی باشد، معمولاً این بهانه ها را نخواهد پذیرفت.

اما در این روزهای سال میتوان با صرف چند دقیقه وقت، یک کار سازمانی مهم انجام داد:

درک ما و همکارانمان از مقتضیات رفتاری تصدی یک سمت، چقدر هم سو است؟

گرچه رسماً روزهای کاری شروع شده، اما همه میدانیم که حداقل تا 20 روز
اول سال، واقعاً کار مهمی انجام نمیشود. البته اگر مشتری ای داشته باشید که
نیازمند خدمتی باشد، معمولاً این بهانه ها را نخواهد پذیرفت.

اما در این روزهای سال میتوان با صرف چند دقیقه وقت، یک کار سازمانی مهم انجام داد:

درک ما و همکارانمان از مقتضیات رفتاری تصدی یک سمت، چقدر هم سو است؟

بیائید یک شغل را در نظر بگیریم. مثلاً منشی شرکت. به نظر من این یکی از مهمترین مشاغل شرکت است. متصدی این شغل معمولاً اولین فردی است که مخاطب یک تماس خارجی میشود. هم اوست که اولین اثر را بر هر مشتری بالقوه میگذارد، و باز هم اوست که آخرین مراقبتها را از محموله هائی که از شرکت خارج میشود،  به عمل میآورد. این شغل به نظر من خیلی مهم است.

حالا شما از متصدی این شغل در سازمان خود چه انتظاری دارید؟ حتماً میتوانید فهرست بلندی بنویسید: دقت، نظم، سرعت، روابط عمومی، خودکار بودن، ادب، سنجیده بودن و …..

به نظر شما متصدی فعلی این شغل در سازمان شما، فکر میکند شما چه انتظاراتی از او دارید؟

آیا این انتظارات با آنچه شما در ذهن دارید، همخوان است؟ یا فاصله درک شما و این همکار دارد مرتباً شما را از هم دور میکند؟

این کار را برای تمام شغلها و تمام همکاران میتوان انجام داد. این خیلی بهتر و کاربردی تر از ارزیابی عملکرد است. به نظر شخصی من، تا شما از روشن و هم سو بودن انتظارات از متصدی یک شغل اطمینان پیدا نکرده اید، وارد شدن به فرآیند ارزیابی عملکرد، خطرناک است و وضع را بدتر هم میکند.

برای این کار میتوانید خودتان یک سری سوال طراحی کنید و آنها را از خود و همارانتان بپرسید. میتوانید در مورد هر شغل، از دیگرانی هم که با متصدی آن در ارتباط هستند، هم بخواهید که فرم را تکمیل کنند، تا ببینید که:

– انتظارات هر نفر تا چه حد با هم تناقض درونی دارد؟

– انتظارات شما به عنوان مدیر، چقدر با درک فرد از انتظارات شما، فاصله دارد؟

– انتظارات همکاران شما، چقدر با شما و متصدی شغل فاصله دارد؟

اینها میتواند منشاء بروز دلسردی و افت راندمان باشند. از همین اول سال میتوانید اینها را خیلی ساده شفاف کنید، تا شما و تمام همکارانتان به یک جهت پارو بزنید.

توماس هم برای اینکار فرمی دارد. اگر علاقمند هستید بفرمائید تا آن فرم را برایتان ارسال کنم، اما پیشنهاد میکنم قبل از آن، خودتان 10 دقیقه صرف تهیه فهرست انتظاراتتان بکنید. همه، هر کس برای 2 شغل، این میشود حدود 30 دقیقه از وقت شرکت برای ارزیابی میزان همسوئی دیدگاههای همکارانتان. برای شروع من این شکل را پیشنهاد میکنم:

حالا برای زمینه های رفتاری میتوانید به مواردی مثل:

– دقت

– دقت در جزئیات

– پیگیری

– سرعت عمل

– قدرت تصمیم گیری

– تصمیم گیری در شرایط سخت

– اقتدار

– حرف شنوی

– خودآغاز گری

– روابط عمومی

– انجام کارهای روتین

– تحرک و فعالیت

– علاقه به رشد

– علاقه به یادگیری

و … را در نظر بگیرید.

این خیلی عالی است که کسی تمام اینها را در حد اعلا داشته باشد، اما این شدنی نیست. پس سعی کنید انتظاراتتان را معقول و واقعی در نظر بگیرید و یادتان باشد که سوپرمن نداریم.

اگر دیدید که خیلی دوست دارید تمام انتظارات را در تمام زمینه ها در حد خیلی زیاد بخواهید، همینجا بدانید که شما زیادی پر توقع هستید. و اگر دیدید که شما دوست دارید همه چیز خیلی کم باشد مگر حرف شنوی، بدانید که شما یک روبات میخواهید نه انسان.

یادتان باشد که این فرم را حتما در مورد شغل خودتان (مدیر سازمان) هم تکمیل کنید. ببینید از خودتان چه انتظاراتی دارید؟ این هم جالب است.

این کار یک ارزیابی 360 درجه نیست، یک شروع است برای اینکه بدانیم واقعاً چه میخواهیم؟ آیا میدانیم چه میخواهیم؟ آیا آنها که از آنها میخواهیم، میدانند چه میخواهیم؟

کار جالبی است، چند دقیقه وقت صرفش کنید.

این میتواند یک شروع خوب برای سالی باشد که در آن به منابع انسانی توجه میکنید.

سربلند باشید