نقش تحلیل در اجرای موفق

آقای واحد مطلبی نوشته بودند که چرا در صنعت نرم افزار نمیتوان محصولی تولید کرد که همه جا و زیاد کاربرد و فروش داشته باشد، این سوالشان از بررسی یک محصول ساده اما پرکاربرد و البته نه چندان خوشنام :))، شروع شده بود. (اینجا)

بنده هم طبق معمول وارد شدم و چند بندی نوشتم که نظراتم و درد دلهایم در همین مورد بود (اینجا)

در این راستا، آقای واحد هم به مبحث مهم تحلیل کسب و کار پرداختند (اینجا)

همانطور که میدانید تحلیل در کارها،‌هر کاری،‌نقش مهمی دارد. فکر کردم در این مورد به جای ایجاد زحمت در وبلاگ جناب آقای واحد، همینجا چند نکته ای بنویسم.

نخست آنکه عدم تحلیل، و شتاب برای ورود به اجرا، دردی نیست که فقط خاص نرم افزار باشد. تقریباً همه جا دیده میشود:

خانه میسازیم، بعد اتاق خواب را تبدیل به انباری میکنیم، گوشه سالن، دستشوئی کوچکی ایجاد میکنیم (باور کنید این را دیده ام).

خانه میسازیم، بعد تبدیل به اداره میشود، حمام تبدیل به بایگانی میشود، آشپزخانه تبدیل به آبدارخانه میشود،‌ بعد جای کارشناسان کم است!

شرکت باز میکنیم، بعد یادمان می افتد که هزاران موضوع را در این کسب و کار نمیدانستیم، اسمش را هم میگذاریم ریسک (گاهی هم ریکس)…

از این مثالها بسیار است، پس دوستان نرم افزاری خیلی ناراحت نباشند.

تحلیل نکردن چند دلیل دارد. برخی به ما مربوط است، برخی هم بهانه جوئی است.

• برخی از ما برنامه نمیریزم، چون معتقدیم که در محیطی که بی برنامگی هست،‌من چطور میتوانم برنامه داشته باشم. این حرف، از آن حرفهاست. یعنی در محیط بی برنامه،‌ من هم بی برنامه باشم، برایم بهتر است؟ یعنی به هر طرف بی برنامگی دیگران مرا کشاند،‌ بروم،‌ این بهتر است؟ یا اینکه من یک بردار حرکت داشته باشم، و بعد دائم خودم را با شرایط جدید محیطی و البته در راستای آن بردار، اصلاح کنم؟ کدام بهتر است؟ چون برنامه را لازم نمیدانیم، پس تحلیل هم نمیکنیم. البته چرا، خیلی از ما خیلی تحلیلگرند. راجع به همه جیز نظر میدهیم و موعظه هم گاهی میکنیم، اما کار به خودمان که میرسد،…. بگذریم.
• گروهی تحلیل نمیکنند، چون معتقدند که همه چیز آن قدر روشن است که فقط ممکن است آدمهای من هوش متوجه آن نشوند،‌آنها هم که الحمدلله، همه باهوش، پس تحلیل لازم نیست. بعد وقتی وارد کار میشوند، میبینند که خیلی چیزها را نمیدانسته اند ، و مثلشان شده،‌ مثل آنکس که نداند و نخواهد که بداند….نتیجه کار این آدمها معمولاً اتهام زنی به این و آن و محیط و … است. معمولاً در آدمهایی که بعد عملی شان قوی تر است (D ها و I ها و ترکیبات اینها)، که آموزش کافی هم ندیده باشند، این مسئله زیاد دیده میشود.
• گروهی تحلیل نمیکنند، چون اصلاً مشکل یا صورت مسئله را نمیبینند. کسی هست که میخواهد کسب و کاری را ایجاد کند، اصلاً نمیداند که فردی برای کارهای مالی و ثبت شرکت و … لازم خواهد داشت. چون تحقیق کافی نکرده است. یا برنامه این میخواهند که تعدادی عدد را به صورتی خاص با هم جمع و تفریق کند و یک لیست سفارش کالا ایجاد کند. او متوجه نمیشود که تمام کارکنان سازمان برنامه نویسی در محیط اکسل را بلد نیستند، گستره موضوع را هم نمیفهمد، یا برنامه این نمینویسد، یا چیزی مینویسد در حد آپولو هوا کردن.
• گروهی تحلیل میکنند، اما کاش نمیکردند. آنها برای اینکه ببینند یک آدامس را از کجا و چطور باید خرید، آن قدر گزینه یابی میکنند،‌که وقت نهار هم میگذرد و آنکه آدامس میخواسته، الان به فکر موضوعی دیگر است. این دسته آدمها (که معمولاً ممکن است C ها و S ها را بتوان میان آنها یافت) کسانی هستند که دیگر همکاران را از تحلیل متواری و عاجز میکنند. با کمی آموزش،‌این مشکل خیلی بهتر میشود.
• گاهی مشکل را به روی خودمان نمیآوریم. یعنی یک تفکر سنتی هست که هر چه را که فکرش را نکنی،‌ خودش درست میشود. این خیلی بد است. ممکن است ما مشکل را ببینیم، بررسی هم بکنیم و نتیجه بررسی این باشد که بهترین گزینه این است که هیچ کاری نکنیم. اما اینکه در مورد آینده بچه، یا آینده شرکت؛ فکری نکنیم که “خودش بزرگ میشود”، این اصلاً درست نیست. در همین دسته، گروهی هستند که فکر میکنند تعویق بهترین تصمیم است. اینها حتما باید تحلیل کنند و ببینند که خیلی از ضررهایشان ناشی از همین تعویق است.
• گروهی از تحلیل گریزانند، چون هر وقت وارد تحلیل شده اند، کسانی که قرار بوده برایشان تحلیل کنند،‌آن قدر کار را پیچیده کرده اند، آن قدر اطلاعات نامربوط و سخت خواسته اند، که آنها را از مشکل اصلی دور  کرده اند. سادگی و قابل فهم بودن،‌ یکی از مزایای تحلیلهای خوب است. باید یادمان باشد که سطح اعتماد نتایج تحلیلمان را هم بگوئیم. یعنی گاهی تحلیلگران حرفه ای، آدمها را از هرچه تحلیل و تحلیلگر است،‌گریزان میکنند.
• گاهی ما ناخواسته جزء گروهی از سازمانها هستیم که تغییرات را نگاه میکنیم و در بهترین شرایط، با آن همراه میشویم. آن قدر در این دام هستیم، که اصلاً جائی برای تحلیل نمیماند. اصلاً تحلیل در سازمان ما جائی ندارد. اما میبینیم که سازمانهای دیگری میآیند، با یک محصول ساده و خوب فکر شده، از کنار ما رد میشوند و میروند بالاتر و ما هنوز همانجا در حال دست و پا زدنیم. نمیدانیم چه کسی را باید متهم کنیم.

وقتی معلوم شد که چرا تحلیل نمیکنیم،‌خوب است کمی هم در مورد مزایای تحلیل صحبت کنیم.

تحلیل اصلاً برای این است که ما قبل از انجام کاری، (ورود به فاز اجرائی)،‌که هزینه دارد، عواقب اقداماتمان را ببینیم:

یک تحلیلگر مالی با اطلاعاتی که از شما میگیرد، به شما میگوید که با چه اقداماتی، با احتمالی، به کجا میرسید.

یک تحلیلگر نرم افزار، با تحلیل خواسته های شما، به شما میگوید که اگر در محصول نهائی چه امکاناتی باشد، چه اتفاقاتی رخ میدهد.

یک تحلیلگر معماری، به شما میگوید که با این ترتیب چینش فضاها، عملکردها و گردش کارهای شما در این ساختمان،‌ چگونه خواهد بود.

بنده و امثال من به شما میگوئیم که پیامد هر رفتاری با کارکنان، برای سازمان چه خواهد بود.

این یک نوع کار تحلیل است. یعنی موضوع معلوم است و گزینه ها تحلیل میشوند.

نوع دیگری از کار تحلیل،‌ تحلیل و ریشه یابی بر اساس شواهد است. مثلاً سازمان فروش ندارد،‌این یک مشکل یا شاهد است. تحلیلگر، ریشه موضوع را می یابد که اصلاً کار ساده ای نیست،‌خیلی از تحلیلهای بد، ناشی از این است که ریشه خوب پیدا نشده و بر همین اساس راههائی پیشنهاد شده که سازمان را نابود کرده است.

مثلاً در فروش کم، فکر شده که کارکنان تنبل هستند، بر آنها فشار وارد شده، آنها هم رفته اند و … در حالیکه مشکل عدم آموزش بوده است. این کارکنان آموزش احتیاج داشته اند. بگذریم.

پس ابتدا با روشها و ابزارهای بسیار ساده و توسط آدمها بسیار خوش فکر (هم ابزارها و هم خوش فکری قابل یاد گرفتن هستند،‌یادتان باشد) مشکل پیدا میشود. بعد مشکل (یا مشکلها) تحلیل میشود، عواقبش، مسائل جنبی اش و … و بعد گزینه های اقدام طرح و انتخاب میشود (این قسمتها را همه بلدیم، چون معمولاً‌از اینجا شروع میکنیم :-)))، اما یک قسمت دیگر هم هست که ما به آن هم کمتر توجه میکنیم. بخش بازخورد و اصلاح. به نظرم مخترع چاه بست هم این فاز را فراموش کرده چون میشنوم که این روزها نارضایتی از این محصول دارد زیاد میشود :-))

فاز بازخورد و اصلاح طرحها،‌در واقع به ما کمک میکند که تحلیلهای اولیه را با واقعیات مشاهده شده، به جای فرضیات اولیه، تدقیق کنیم. تدقیق یعنی چه؟ یعنی نزدیک تر شدن به هدف،‌ یعنی موفقیت،‌یعنی کاهش هزینه و ضرر. ما این فاز را رها میکنیم. به سودی که حاصل شده قانع، یا از ضرری که حاصل شده،‌ بیمناک میشویم.

اما سرگذشتهای موفق را که میخوانیم،‌ میبینیم اینها درست از همین نقطه راهشان را از بقیه جدا کرده اند. و خلاصه تجارب همینها بوده که روشهایی مثل PDCA را خلق کرده، این روشها خیلی خیلی ساده اند، فقط باید نظم ذهنی مناسب داشته باشید (با تمرین) و اعتقاد به درستی این روشها، همین.

شاید برایتان جالب باشد که آقای دمینگ (که گروهی او را مبدع روش PDCA میدانند) بعدها این روش را به PDSA تغییر داد. او معتقد بود که  C مخفف Check، خوب نیست، باید کار را و اشکالاتش را تحلیل کرد، نه کنترل خالی! پس S را از Study انتخاب کرد.

اگر ما قدرت تحلیلگری را در خودمان توسعه دهیم،‌ با همین تمرینهای ساده، به مرور قدرت تعاملمان هم بالا میرود. بخشی از دعواهای ما، ناشی از عدم تحلیل است، بر اساس ظواهر ساده قضاوت مکنیم،‌هیچکس هم که بیشتر از ما نمیفهمد، دعوا میشود.

حالا به سازمانتان نگاه کنید. مشکلات سازمان شما چیست؟ واقعاً تمرکز کنید. گام اول یافتن مشکلات است. اگر شما یک D هستید، از دوستان و همکاران خود بخواهید که مشکلات سازمان را برای شما فهرست کنند.

بعد ببینید چه عواملی میتوانند این مشکلات را تخفیف دهند یا رفع کنند؟ از C ها و S ها با زمانبندی مشخص کمک بگیرید. فقط یک لیست،‌نه یک گزارش.

تمام این کارها را میتوانید با یک جلسه توفان مغزی انجام دهید. ساده و تفریحی خواهد بود.

در تمام مدتی که دارید خودتان را قانع میکنید که از تحلیل اسفاده کنید، به هزینه های مستقیم و غیر مستقیم دوباره کاریها، به زمانهای از دست رفته،‌ به فرصتهای سوخته،‌به دفعاتی که غافلگبر شده اید،‌ و … فکر کنید.

از تحلیلگران حتما کمک بگیرید. برای اولین کار شاید بد نباشد که وبلاگ علی نعمتی شهاب را بخوانید. اول بخوانید، بعد به پروفایلش بروید و سنش را هم ببینید. این جوان خوب تحلیلگری است. نوشته هایش هم خیلی روشن و کاربردی است. این اولین گام است که به تحلیل ایمان بیاورید.

تحلیل کنید،‌ برنامه ریزی کنید، کنترل کنید، اصلاح کنید و موفق شوید.

سربلند باشید.