پست مهمان – شبکه های دورن سازمانی
آقای اکبری تبار و دوستانشان در تحلیل شبکه های اجتماعی درون سازمانها، مطالعات جالبی کرده اند. شانس من این بوده که لطف کرده و بنده را هم در جریان دستاوردهای جالبشان قرار داده و میدهند. از ایشان خواهش کردم مطلبی برای شما و من بنویسند، که این لطف را هم دریغ نکردند. نکته جالب کار این دوستان، در حد بضاعت من از درک موضوع، کاربردی بودن آن است. به شما میگویند و راهکار میدهند که چطور از شبکه های اجتمعای که در سازمان شما هستند، استفاده کنید و با آنها تعامل موثر داشته باشید.
این مطلب نوشته ایشان است که میتوانید برای اطلاعات بیشتر و استفاده از این دستاورد، به صورت عملی به سایت خوبشان مراجعه کنید.
این مطلب ایشان است:
نمی‌خواهد روال اداری را طی کنی، فقط با فلان کارمند صحبت کن!
در مطالب متعدد و مفید منتشر شده در این وبلاگ، درباره‌ی جنبه‌های مختلفی از رفتارهای سازمانی و لزوم مطالعه و توجه به آنها خوانده‌اید و یا در قالب بحث‌های کامنتی و… مباحثاتی نیز داشته‌اید. تجارب مختلف و مثال‌های عملیاتی گوناگونی از موقعیت‌های جالب را از زبان آقای کمالیان شنیده‌اید؛ با وجود این همه مطلب مفید، نگارش برای این وبلاگ بسیار سخت میشود؛ با این حال به حد وسع و توانایی کوشیده‌ایم؛ امید که به کار آید.
در این مطلب قصد و هدف پرداختن به موضوعی است که اگر به اندازه‌ی مطالب بالا مهم و دارای اهمیت نباشد، اهمیتی کمتر نخواهد داشت؛ بحث روابط سازمانی. کارکنان چگونه به تعامل با یکدیگر می‌پردازند؟ و در مورد لزوم نگاه به چگونگی نقل و انتقال تجارب و دانش در میان کارکنان سازمان صحبت کرده‌ایم.
شاید برای شما هم پیش آمده است، از یکی از آشنایان‌تان در مورد سازمان و یا اداره‌ای خاص، که می‌دانید قبلا مراجعاتی به آنجا داشته است، سوال کرده باشید که روال اداری و فعالیت در آن سازمان چگونه است؟ در پاسخ جملاتی شبیه به تیتر این مطلب را شنیده‌اید که فلان آشنای مشترک‌مان در آنجا کار می‌کند، کافی است سراغ او بروی، و شما با تعجب پاسخ می‌دهید: آن فرد که جایگاهی نسبتا پایین در آن سازمان دارد؟ پس چگونه تا این حد نفوذ دارد؟ و پاسخی که می‌شنوید این است که «می‌تونه دیگه…»
اینجا بحث سازمان غیر رسمی به میان می‌آید، سازمانی که در درون سازمان و اداره‌ای که شما می‌شناسید فعالیت می‌کند، اما ممکن است به چشم هر کسی هم نیاید! باید به یکی از افراد کلیدی در این سازمان غیررسمی «وصل باشید» که بتوانید از روابط و ارتباطات آن بهره ببرید.
به عنوان مثالی دیگر، ممکن است در محل کار خودتان سوالی برایتان پیش آید، سوالی کاری و…، از همکارتان که پاسخ را جویا می‌شوید، می‌گوید بگذار از فلانی در فلان واحد بپرسم. شما متعجب می‌شوید: تو چطور او را می‌شناسی؟ آن واحد که ربطی به واحد ما در سازمان ندارد! وقتی همکارتان پاسخ درست و با جزئیات به سوال شما را ارائه می‌کند، شاید با خودتان بگویید کاش من هم کسی در آن واحد را می‌شناختم!
و یا هنگام صرف نهار (البته اگر سازمان و اداره‌تان مانند اداره قبلی ما نهار بدهد! ) می‌بینید همکار شما که شاید در واحد خودتان ارتباطات چندانی با همکاران دیگر ندارد، سر میز نهار چندین دوست ظاهرا صمیمی و همیشگی دارد که با هم بگو و بخندی راه انداخته‌اند، وقتی می‌پرسید که آنها چه کسانی هستند، توضیح میدهد که همکاران بخش‌های دیگر هستند که در سانس‌های استخر که اداره بلیط آنها را قبلا ارائه می‌کرد، شرکت کرده و با آنها دوست شده است. و شما به خود می‌گویید بد نبود اگر من هم هر از گاهی از آن بلیط‌ها استفاده می‌کردم!
در زمینه‌ی رفتارهای فردی کارکنان آزمون‌ها و مطالب بسیاری منتشر شده است که ویژگی‌های رفتاری افراد را توضیح میدهد، اما مطالب چندانی در خصوص چگونگی رابطه میان کارکنان و لزوم و نحوه‌ی بررسی آن و نیز فواید و محاسن این مطالعه منتشر نشده است. به این معنا که در بهترین و کامل‌ترین نگاه‌ها نیز به سازمان به عنوان مجموعه‌ای از افراد که در کنار یکدیگر فعالیت و کار می‌کنند نگاه میشود که لازم است روابطی حسنه و هم‌افزایانه با یکدیگر داشته باشند، اما در خصوص اینکه این روابط را چگونه می‌توان مطالعه و بررسی کرد، و طرح‌های اصلاح و ترمیم جهت ارتقاء وضع فعلی آنها تدوین نموده، دست به ایجاد تغییرات هدفمند در زمینه‌ی روابط کارکنان زد، بحث چندانی در کشور ما مطرح نشده است.
در صورتی که در کشورهای دیگر، بحث توجه به تعاملات فعلی کارکنان، میزان تعلق آنها به گروه‌های سازمانی، گروه‌های غیررسمی شکل گرفته در سازمان و فرآیند نقل و انتقال تجارب کاری و دانش سازمانی از جمله اولویت‌های اصلی سازمان‌های مختلف جهت تدوین برنامه‌های تغییر و تحول و بهبود سازمانی است.
حال چه باید کرد؟
یکی از رویکردهایی که در مطالعه‌ی روابط کارکنان در درون سازمان کارآیی بسیاری دارد، رویکرد مطالعه‌ی شبکه‌های سازمانی و یا «تحلیل شبکه‌های سازمانی یا ONA (Organizational Network Analysis)» است که در قالب آن ساختار و الگوی ارتباطات فعلی رسمی و غیر رسمی در میان کارکنان سازمان شناسایی و استخراج شده و با ساختار سلسله‌مراتب رسمی تعریف شده جهت ارتباط و فعالیت کارکنان مقایسه میشود، تلاش می‌گردد گروه‌های غیررسمی در حال فعالیت در سازمان بازشناسی شده و از قابلیت‌ها و امکانات آنها جهت بهبود فعالیت‌های سازمان بهره گرفته شود.
از دیگر مزایای این نوع رویکرد نسبت به سازمان، فراهم آوردن دیدی همه‌جانبه و کل نگر و حاصل از ترکیب ویژگی‌ها و اطلاعات موجود در خصوص سازمان و کارکنان و نیز اطلاعات جمع‌آوری شده از روابط و ارتباطات موجود میان کارکنان است که کمک می‌کند مدیران و تصمیم‌گیران سازمان بتوانند فهم و درکی نسبتا متفاوت و غیرقابل دسترسی از طریق روشهای دیگر را به دست آورند. بدین طریق تصمیم‌گیران سازمان امکان مشاهده‌ی چندین ویژگی و صفت را در کنار یکدیگر به دست آورده می‌توانند وضع فعلی سازمان را در قالب آن تصویر همه‌جانبه، شفاف‌تر از پیش ببینند.
همچنین امکان شناسایی کارکنان کلیدی در شبکه‌ی نقل و انتقال تجارب کاری فراهم می‌آید، گلوگاه‌های نقل و انتقال اطلاعات در سازمان شناخته میشود و احیانا جزیره‌های جدا شده‌ی کارکنان و از هم گسیختگی‌های سازمانی نیز کشف و جهت اصلاح و ارتقاء وضع همبستگی در میان کارکنان برنامه‌ریزی صورت می‌گیرد.
