چطور این فرد را مدیریت کنم؟
یکی از چالشهائی که هر مدیری حتما با آن مواجه است، نشان دادن عکس العمل مناسب در مقابل هر عمل همکارانش است. کسانی که نامنظم سر کار می آیند، کسانی که دقت کافی ندارند و … با اینها چه باید کرد؟
بی شک نسخه واحدی برای برخورد با تمام افراد در هر یک از این موقعیتها وجود ندارد. آگاهی از روش برخورد مناسب با هر یک از این موارد است که مدیری را تبدیل به یک مدیر خوب میکند.
نظر به اهمیت این موضوع، یکی از گزارشهای سیستم توماس به این موضوع اختصاص یافته است. این گزارش بر اساس شاخصه های رفتاری فرد مورد بررسی، راهکارهائی کاربردی را به مدیر وی ارائه میدهد، تا بتواند مدیر خوبی باشد.
یادمان باشد که افراد کمتر سازمانها را ترک میکنند، بلکه عمدتاً این مدیران سازمان هستند که افراد آنها را ترک میکنند. به بیان دیگر، رفتار مدیران نقش تعیین کننده در ماندگاری و وفاداری همکاران دارد.
اما محتوای این گزارش، که پر طرفدارترین گزارش سیستم توماس در میان تمام مشتریان در سراسر جهان است، از بخشهای زیر تشکیل شده است:
1- مدیریت کردن فرد:
مراد از مدیریت کردن، نه اعمال قدرت بلکه اداره کردن فرد است. در این بخش به شما گفته میشود که فرد مورد نظر به کدام شیوه مدیریتی پاسخ و عکس العمل مناسبی نشان میدهد؟ مثلاً شیوه گفتگوئی؟ شیوه محکم و بسته؟ چگونه باید احترام این فرد را حفظ نمود؟ و یا چگونه باید این فرد را متوجه حاکمیت مدیریتی نمود؟
2- انگیزه دهی:
هر فرد، بسته به شاخصه های رفتاری اش، به واسطه عوامل مختلفی انگیزه می یابد. یکی با پول، یکی با وجهه، و دیگری با مشارکت داده شدن در کارها و تصمیم گیریها. عدم آگاهی از این عوامل میتواند سبب شود که فاصله بین فرد و مدیرش (یا سازمان) به مرور بیشتر و بیشتر شود. شما به صورتهائی سعی میکنید به فرد انگیزه دهید، که برای او اهمیتی ندارند. او از مزایای شما استفاده میکند، اما از داشتن آنها انگیزه نمی یابد. چه بسا در مواردی، آن عامل را ایجاد کننده زحمت می یابد. مثلاً به کسی اختیار میدهید که انگیزه بیابد، اما او فکر میکند که میخواهید بیشتر از او کار بکشید!
3-ارتباط برقرار کردن :
حتماً همه مدیران در برقراری ارتباط با برخی همکاران خود، با دشواریهائی مواجه بوده اند. علت این مسئله این است که هر فرد، بسته به شاخصه های رفتاری اش، به نوع خاصی از درخواستهای برقراری ارتباطات عکس العمل مناسب نشان میدهد. بعضی علاقمند هستند که تمام مراودات رسمی و سازمانی را به طور کتبی دریافت کنند، بعضی دیگر نیازمند یک گفتگوی رو در رو و یک به یک با رئیسشان هستند و برخی دیگر به انواع دیگر.
توجه به این مسئله کمک میکند که سازمان از حالت جزیر ای درآمده و تبدیل به کشتی ای شود که تمام مسافران آن همدلانه به سوی یک هدف میروند.
4- دستور دادن:
هیشه لازم است که مدیر دستوراتی را به همکاران خود بدهد. اما نحوه و شیوه این دستور دادن برای افراد مختلف فرق میکند. باید بدانید که به هر کس چطور دستور دهید و چطور او را راهبری کنید، تا بتوانید از حداکثر ظرفیت افراد استفاده کنید، بدون آنکه آنها را بیازارید.
5- حمایت کردن:
رئیس همیشه برای دستور دادن و تشویق و تنبیه نیست. رئیس اگر بداند که هر کدام از همکارانش در کدام زمینه ها به کمک و حمایت او نیاز دارند، میتواند با ارائه آن حمایتها در جای خود، در ماندگاری و ارتقای بهره وری آنها نقش عمده ای ایفا نماید.
6- ارجاع کار:
روش ارجاع کار خیلی مهم است. گاهی کارها چنان ارجاع میشوند که فرد قدرت هیچ مانوری در انجام آن ندارد، گاهی هم برعکس، کارها چنان غیر مشخص مطرح میشوند که فرد سر در گم میشود و نمیداند چه کند. روش ارجاع کار به هر فرد، برای آنکه به نتیجه برسیم، به شاخصه های رفتاری فرد بستگی دارد.
7- اقدام انضباطی:
حتما مواردی پیش میآید که مدیر میخواهد همکارش را تنبیه کند یا به او تذکری بدهد. اولاً باید آگاه باشید که گذشت همیشه و از سوی همه افراد، حمل بر بزرگ منشی شما نمیشود، بعضی از تیپهای رفتاری گذشت شما را حمل بر ضعف مدیریتی شما میکنند. بر عکس، برخی دیگر از شما توقع گذشت دارند. آگاهی از شیوه مناسب در برخورد با موارد انضباطی، از تنشهای سازمان میکاهد.
8- رشد و توسعه دادن:
همکاران شما همیشه میخواهند بهتر باشند، این میل به بهتری در ذات آدمهاست. یکی از وظایف جدی مدیران سازمان، ارزش قائل شدن برای رشد دادن به همکاران است. اما پرداختن به این موضوع هم باید فکر شده باشد. علت آنکه خیلی از کارکنان و حتی مدیران سازمانها در کلاسهای آموزشی حاضر نشده یا از انها چیزی یاد نمیگیرند، همین عدم تناسب شاخصه های رفتاری با سرفصلهای آموزشی است. در این بخش به مدیران توصیه هائی ارائه میشود که هر کس را در چه زمینه ای ارتقا دهند و در چه زمینه هائی انتظار تغییر از فرد را نداشته باشند.
این موارد ساده، به شما کمک میکند تا روابط خود را با زیر دستانتان تنظیم کنید، تا هم آنها را کمتر آزار دهید و هم خودتان بیهوده انرژی مصرف نکنید.
سربلند باشید.
من همیشه احساس می‌کردم چیزهای پایه‌ای درباره‌ی مدیریت هست که هیچ چیز درباره‌شان نمی‌دانم، و یکی از این نقاط تاریک رفتار سازمانی بود. دوست داشتم درس رفتار سازمانی را از دانشکده‌ی مدیریت بگذارنم، فرصتی که متأسفانه به دست نیامد. دوستانی که این درس را گرفته‌اند از آن خیلی تعریف میکنند. الان هم جزء برنامه‌های بلندمدتم هست که یک کتاب رفتار سازمانی را از اول تا آخر بخوانم! ولی وبلاگ شما کلاً دید من را نسبت به مدیریت عوض کرده، و حالا فکر می‌کنم لااقل چیزهایی در این باره به گوشم خورده!
این پست به‌خصوص خیلی مهم بود. همیشه این نکات برای من سؤال بود، چون خودم در مواردی که هدایت یک تیم را به عهده داشته‌ام شیوه‌ی مدیریتی یکسانی را در تعامل با بقیه دنبال می‌کرده‌ام که شاید زیادی همدلانه بوده، و همیشه احساس می‌کردم بعضی جاها باید تحکم بیشتری داشته باشم، ولی نمی‌دانستم کجا، و همیشه برایم سؤال بود که چطور می‌توان این را تشخیص داد. شنیده بودم که مدیران باتجربه این چیزها را رعایت میکنند، ولی نمی‌خواستم صبر کنم تا من هم وقتی باتجربه شدم این چیزها را یاد بگیرم! حالا لااقل می‌دانم باید درباره‌ی چه چیزهایی بخوانم. باز هم تشکر می‌کنم.
از شما به خاطر پیگیری و لطفاتان به محتوای سایت واقعاً متشکرم. اینها نکته های ظریفی است که کسی کشف نکرده فقط با مطالعه، نیازیابی شده و ابزارها در راستای آن نیازها تنظیم شده اند. و سخنی که از دل برآمده بر دل هم نشسته است.
سازمانی مشکلش این بود که یکی از مدیران مرتب دیر میآمد و کارت نمیزد، مدیر عامل هم مرتب اغماض میکرد. گزارش این فرد به صراحت میگفت در این موارد با او همانجا و محکم برخورد کنید، چون او در حال سنجش قدرت مدیریتی شماست و شما نباید به او این پیام را بدهید که “من مدیر ضعیفی هستم”. این راهکار به گفته مدیر آن شرکت خیلی تاثیر کرده بود. مهم این است که نسخه واحد وجود ندارد.
سربلند باشید
به نظرم این بخش گزارش رفتاری دیسک واقعا پرکاربرد و زیباست.
این که مدیران در مورد کارکنانشان بدانند چگونه به صورت اثربخش رفتار کنند، نکته بسیار مهمی است و گزارش دیسک مانند یک میوه آماده و ارزان در اختیار مدیر قرار می دهد.
سلام
شاید به همین دلیل است که در گزارشی که هر ماهه توماس از میزان استفاده شده از هر گزارش در تمام دنیا ارائه میدهد، این گزارش همیشه در رتبه های بالا قرار دارد.
سربلند باشید