چند کاره بودن یا Multi-Tasking
چند کاره بودن یا همان Multi Tasking : از تصور تا واقعیت
دوستان زیادی در مورد اینکه من مولتی تسک هستم، یا در پی آدم مولتی تسک هستم، یا خانمها مولتی تسک هستند، صحبت میکنند.
برخورد اخیر با یکی از این دوستان سبب شد تا کمی در این مورد بنویسم و تجربه شما را جویا شوم.
وقتی چند کار همزمان به من ارجاع میشود، که معمولا هم میشود، من چند رویکرد میتوانم داشته باشم.
میتوانم تلاش کنم که همه را با هم و همزمان پیش ببرم، این معمولا نشدنی است.
بگذارید یک مثال ساده را مرور کنیم.
سعی کنید یک ایمیل در مورد یک موضوع کاری تهیه کنید، در عین حال بر اساس داده های یک فایلِ اکسل، یک گزارش یا گراف تهیه کنید. با این شرط که در حین نگارش ایمیل، بعد از هر 8 کلمه، سراغ اکسل بروید و 30 ثانیه آنجا کار کنید و برگردید و ایمیل را ادامه دهید. (این چند کار همزمان است، نه دو کار! چون توجه به تعداد کلمات و زمانِ تغییر تمرکز هم خودش کاری است برای مغزِ بیچاره)
چه اتفاقی می افتد؟ لطفا عمیق شوید و به این فرایند فکر کنید.
عملاً هر بار که به ایمیل بر میگردید، باید یک بار ایمیل را از اول یا از چند سطر بالاتر بخوانید تا تسلط به روند نگارش ایجاد/احیا شود و بعد ادامه بدهید.
حالا همین کار را جداگانه انجام دهید: اول ایمیل را کامل کنید، بعد گراف را تهیه کنید. حتما مشاهده میکنید که کمتر خسته میشوید و زمان کمتری هم در کل صرف میکنید و احتمالا خروجی کار هم بهتر از آب در میاید، مثلا کمتر ممکن است رونوشتهای ایمیل یا درج عنوان برای محورهای گراف را فراموش کنید!
(راستی همین الان خداوکیلی چند تب روی مرورگر باز دارید؟)
وقتی چند کار همزمان را انجام میدهیم، چند وضعیت را باید جداگانه در نظر بگیریم. تصویر فوق را مشاهده کنید:
آنچه فکر میکنیم رخ میدهد، تصویر پایینی است، که فکر میکنیم همه کارها همزمان شروع شده و همزمان هم پیش میروند و مغز، منابع‌اش را بسته به نیاز بین پروژه ها تقسیم میکند. چون وقتی فرد دیگری چند کار همزمان انجام میدهد، پیشرفت و انجام کارش، چنین به نظرِ ناظر بیرونی میرسد، فکر میکنیم که واقعیت هم همین است، که به وضوح چنین نیست!
حالت دیگر، چیزی است که در عمل رخ میدهد: یعنی بخش میانی از تصویر.
ما هر بار که یکی از کارها را قطع میکنیم و سراغ کار دیگر میرویم، در بازگشت به همین کار، باید کمی به عقب برگردیم و ذهنمان را به روز کنیم و ادامه بدهیم. (مثال ایمیل و اکسل را در نظر بیاورید)، این وضعیت، بخش قابل توجهی دوباره کاری، یا دوباره فکر کردن به ما تحمیل میکند. عملا برای انجام کار، چند برابر انرژی مصرف میکنیم، هم بیشتر خسته میشویم هم احتمال خطا با افزایش خستگی و تغییر مداومِ تمرکز، بیشتر میشود.
اما چاره چیست؟ کارها را معطل نگه داریم و یکی پس از دیگری، از ابتدا تا انتها انجام دهیم؟ آیا این شدنی است که کارها را در صف قرار بدهیم؟ معمولاً خیر.
به طور معمول، کار جدید، در میان کاری که در دست داریم ارجاع میشود. حالا چه کنیم؟
اینجا یک نکته کلیدی هست. چقدر کارهایتان را میشناسید؟ چقدر گامهای انجام کار (من میگویم ایستگاهِ تغییر تمرکز) را میشناسید؟ از دید من، این (یعنی شناسایی کار و ایستگاههای تغییر تمرکز) رمز موفقیت در انجام چند کار همزمان است.
به بخش بالایی تصویر نگاه کنید:
آنچه باید رخ دهد این است که کار اول را تا ایستگاهی پیش میبریم،
به اولویتهای تکمیل کارها نگاه میکنیم، بر اساس اولویت، به آخرین ایستگاه از کاری که در اولویتِ بعدی است میرویم،
نکته مهم: چون کار را در یک ایستگاه قطع کرده ایم، ضرورتی برای به عقب برگشتن نداریم. (مثل شروع یک فصل جدید از یک کتاب)، بنابراین دوباره کاری به حداقل میرسد (و گاهی ممکن است حذف شود).
حالا این کار را تا ایستگاهِ بعدی اش پیش میبریم، در ایستگاه، به اولویتها نگاه میکنیم، تغییر یا ماندن بر کار را انتخاب میکنیم و به همین ترتیب پیش میرویم.
اشکال موقعی پیش میاید که برای کارهایمان، نمیتوانیم ایستگاه انتخاب کنیم و با همان فرمان میخواهیم تا انتها برویم، پس یک کار معطل میماند، کسی که ذینفعِ آن کار است، شکایت میکند، ما ناخواسته و خارج از ایستگاه، تمرکز را تغییر میدهیم و … بقیه داستان به نظرم قابل حدس زدن است.
از دید من انجام چند کار همزمان و به اصطلاح مولتی تسکینگ، وجود ندارد، و عملاً رخ نمیدهد، مگر با شکستن کارها به چند ایستگاه برای تغییر تمرکز، بدون هزینه‌ی دوباره کاری.
تجربه و نظر شما چیست؟
سربلند باشید
با سلام و احترام؛
در ابتدا بابت سایت خوبتان تشکر می کنم.
بنده تعریف دیگری نیز از مولتی تسک بودن دارم که عرض می کنم و خوشحال می شوم نظرتان را بدانم.
صفت مولتی تسک را شاید بتوان به افرادی که توانایی مدیریت کردن وظایفی که از نظر ماهیتی با هم متفاوت هستند و شیفت کردن بین آنها نیازمند توان ذهنی بالایی باشد نیز نسبت داد.
تعریف دیگری که از آن دارم فردی است که بتواند به طور هم زمان از توان ذهنی، حرکتی و حواس خود به صورت ترکیبی بهره ببرد.
به عنوان مثال شنیدن به صحبت همکار با کیفیت مناسبی و همزمان تایپ کردن با دقت لازم.
در خصوص مثالی که در این مقاله مطرح شده نیز کاملا هم عقیده هستم. حتی در کارهای روتین، ساده و تکراری نیز به علت خستگی، احتمال بروز خطا وجود دارد.
سلام و ادب
از اظهار لطف شما تشکر میکنم.
مغز انسان ظرفیت محدودی دارد و اینکه مثلا بتوانم تایپ کنم و گوش کنم، یک توهم آزار دهنده است. آزمایش آن بسیار ساده است. تلویزیون را روشن کنید، به اخبار گوش کنید و در عین حال یک نامه را تایپ کنید یا حتی متن نامه را بنویسید. حالا بعد از ۱۵ دقیقه سعی کنید اخبار را مو به مو برای شخص دیگری بازگو کنید (به خصوص با ذکر اسامی و تاریخها و …) یا در بازگو کردن دچار کاستی شده اید یا در نوشتن نامه :-))
ما “فکر میکنیم” که دو کار را هم زمان انجام میدهیم و تلاش هم میکنیم، این تلاش ما را فرسوده میکند، گرچه ممکن است کیفیت را در هر یک از چند کار بالا ببرد، اما نهایتا افت کیفیت نسبت به زمانی که هر کار را به تنهایی انجام دهیم مشهود خواهد بود.
تمرین فوق را میشود در هر کار دیگری تکرار کرد.
اما جایی هست که شما برای انجام کاری، به فکر کردن نیاز ندارید. مثلا رانندگی در یک مسیر تکراری، و گوش کردن به رادیو، که اینجا هم اگر اتفاقی در مسیر رانندگی رخ دهد، بعید است بتوانید واکنش به موقع و درست نشان دهید.
آقای کانمن آزمایشی را پیشنهاد میکند ولی بلافاصله توصیه میکند که انجامش ندهیم. میگوید در یک مسر رانندگی که پیچ هم دارد، سعی کنید یک ضرب دو رقمی در دو رقمی را به صورت ذهنی انجام دهید. خواهش میکنم شما هم انجام ندهید، اما ممکن است بتوانید آن را تصور کنید.
باز هم ممنون
سالم باشید و سربلند
با عرض سلام و تشکر بابت انتشار این مطلب مفید.
به نظر بنده مولتی تسک یعنی کسی که بتواند در ذهن خود همزمان برای چندین امر که باهم متفاوت هستند، برنامه ریزی کرده و چینش فرایند ها و کار ها را انجام دهد، یعنی بتواند از ظرفیت ذهنش در چند جهت مختلف در یک بازه زمانی مشخص بهره ببرد
سلام
با تعریف شما مخالفتی ندارم، اما این همزمانی، باید با فاصله و تفکیک متناسب انجام شود که متاسفانه وقتی اسیر عجله میشویم، این کار درست انجام نمیشود و به جای سامان دهی ذهنی، دچار به هم ریختگی و افت کیفیت در کارها میشویم.
تفاوت عجله با چابکی در چنین مواردی به خوبی روشن میشود.
ما کارها را نمیتوانیم همزمان (به معنی واقعی هم زمان) انجام دهیم و مجبوریم بین آنها وقفه هایی داشته باشیم، این وقفه ها باید در نقاطی باشد که کار قابل شکستن باشد، و این شکستن در هر نقطه از هر کار میسر نیست.
سربلند باشید
باسلام
فکر میکنم برای فردی که ابتدای شروع به کار است ارجاع چندین کار سبک که اهمیت زمانی کمی دارند و برای آشنایی فرد با حوزه های مختلف کاری خود در واحد و سازمان میتواند تا حدی مناسب باشد ، مشروط به اینکه بصورت دقیق از صوی مدیر یا یک همکار باتجربه که نقش کوچ یا منتور را دارد حمایت و پشتیبانی شود و نگاه سازمان آموزش و کسب تجربه فرد باشد.
اما بعد تسلط فرد بر فرآیند های مختلف و میزان اثر گذار آنها بر هم دیگر اینکار باعث عدم مدیریت مناسب زمان و بودجه (بودجه شخصی منظور زمان، انرژی، تمرکز است) خواهد شد و موجب کاهش راندمان و سرخوردگی و در آخر نارضایتی فرد و مدیران از عملکرد وی میشود
باتشکر اژ مطلب عالیتون
سلام و سپاس
برای فردی که تازه شروع به کار کرده، ارجاع کار باید با وسواس بیشتری انجام شود و ارجاع کار بعدی باید زمانی باشد که او آمادگی پذیرش/انجام آن را نشان داده باشد. در غیر این صورت او دچار استرس مضاعف شده و احتمالا به اصطلاح “میسوزد”.
سربلند باشید
سلام
نکته ای که به ذهنم میرسه (که البته ارتباط مستقیمی به این نوشته نداره) راجع به جایگاه کلمات هست.
اگه بخوام مثال بزنم، من سالهاست که دارم روی خودم کار میکنم تا بتونم بدون نگرانی از عکس العمل اطرافیان، وقتی چیزی رو نمیدونم بگم. ولی اگر در محیطی (مثل یک شرکت) قرار بگیرم که اونجا «میدونم» بسیار بیشتر از «نمیدونم» ارزش باشه و آدمها با «من میدونم» ارزش و اعتبار به دست بیارن، اونوقت بهتره چیکار کنیم؟
۱. تلاش کنیم فرهنگ سازمان/جامعه رو مطابق با چیزی که فکر میکنیم درسته تغییر بدیم؟
۲.وقت تو اون محیط قرار میگیریم، نسخه ی دومی از خودمون باشیم و با ارزشهای همون محیط خودمون رو تطبیق بدیم؟
۳. …؟
۴. …؟
برداشت آدمها از مولتی تسک بودن، گاها ۱۸۰درجه متفاوته. برای بعضی ها ارزش و بعضی های دیگه ضدارزش هست.
سوالی که بعد از خوندن این متن ذهنم رو درگیر کرده اینه، اگر من فردی باشم که مولتی تسک بودن، باعث کاهش کارآیی بشه و در جایگاهی قرار بگیرم که انتظار داشته باشن، من فرد مولتی تسکی باشم، آیا بهتره این رو بپذیرم (دروغ بگم) یا در مورد مضرات مولتی تسک بودن برای خودم صحبت کنم؟
سلام و سپاس از توجه شما
چقدر خوب مسئله را باز کردید و جنبه ی بزرگتری را مطرح کردید.
اینکه تحت تاثیر محیط و فشار اجتماعی کاری را انجام دهیم، عارضه های متعدد از جمله آنچه فرمودید را ایجاد میکند.
فرهنگ از رفتارهای ما شکل میگیرد، بنابراین هر تلاشی در جهت اثرگذاری بر فرهنگ، به ما کمک میکند که اگر هم نتوانیم بر این فرهنگ واقعا موثر باشیم، به حد وسع خود کوشش کنیم که تسلیم شرایط نامناسب نشویم، مثلا جایی که نمیدانیم، به دروغ بگوئیم میدانیم، یا ندانستن را بیان نکنیم و بعدا روشن شود که نمیدانسته ایم. شاید آنچه در این زمینه خاص کمک کند، آن باشد که بگوئیم نمیدانیم، اما آماده هستیم که یاد بگیریم. چون نمیدانیم به تنهایی، نوعی رفع مسئولیت به نظر خواهد رسید.
پیشنهادم این است که فقط اینکه خودمان باشیم را رها کنیم و نسخه جدیدتر و احتمالا بهتری از خود باشیم: نمیدانم اما میخواهم/آماده هستم که یاد بگیرم. حالا اگر سازمان این فرهنگ/رفتار را پس بزند، ممکن است من در سازمان درستی قرار ندارم و یا باید تظاهر کنم یا باید سرکوب شوم.
هر فردی میتواند مولتی تسک باشد (و احتمالا همه باید بتوانیم چند کار را هم زمان بپذیریم) اما روش انجام چند کار همزمان است که مهم است. تغییر تمرکز از یکی به دیگری در میانه های هر کار است که کیفیت و نتیجه را احتمالا خراب میکند، اما اگر در ایستگاهها تغییر تمرکز دهیم و در واقع کارها را به اجزای کوچکتر خرد کنیم، میتوانیم آنها را در کنار هم پیش ببریم.
سالم باشید و سربلند
من چندسالیه تو دوراهی های مشابه، یاد این متن میوفتم و سعی میکنم «کار درست» حتی اگه فکر کنم «بی اثر» هست رو انجام بدم. ولی دروغه اگه بگم تغییر اساسی تونستم ایجاد کنم و تقریبا مشابه چیزی که تا الان باهاش بزرگ شدم رفتار میکنم.
https://mrshabanali.com/%d9%87%d8%af%d9%81-%da%af%d8%b0%d8%a7%d8%b1%db%8c-%d9%85%d8%b3%db%8c%d8%b1-%d8%b9%d9%84%d9%85%db%8c-%da%a9%d8%b4%d9%88%d8%b1/#comment-79406
چیزی که از پاسخ شما دریافت میکنم اینه که اگه شرایط مهیا نباشه، کارِ درست ممکنه به «تظاهر» یا «سرکوب» منجر بشه. شبیه اون چیزی که پیشتر فکر میکردم.
چیزی که جدید یاد گرفتم، نحوه هندل کردن چند تسک به صورت همزمان هست. امیدوارم برام نتیجه بخش باشه و چند وقت دیگه از تجربه مولتی تسک بودن بنویسم.
سلام و ممنون از طرح دغدغه‌ات
من فکر میکنم شاید شما وسواس زیادی به این داری که حتما کارت اثری داشته باشه و حتما مسئله “حل بشه”، همیشه و شاید اکثر مواقع اینطور نیست. به مرور که پیش میرویم تمایز کارهای بی اثر و موثر رو درک میکنیم و احتمال اثربخشی بیشتر و بیشتر میشود.
در عین حال ما عمده مسئله ها را نمیتوانیم “حل” کنیم، اما میتوانیم آنها را مدیریت کنیم. کنار گذاشتنِ نگرشِ حل، به ما کمک میکنه که انتظارات را با واقعیت نزدیک کنیم و کمتر احساس عدم اثربخشی کنیم. کافیست مسئله ای را یک درصد بهتر کنیم و یاد بگیریم از همان یک درصد بهتر شدن به اندازه خودش لذت ببریم.
منتظر تجربه های شما هستم که لذت ببرم و یاد بگیرم.
خیر پیش