کنترل کارکنان

چندی پیش دوستی گله ای را در شبکه های اجتماعی مطرح کرده بود که یکی از مدیران مبادرت به کنترل استفاده کارکنان از اینترنت و بیشتر از آن کرده و این را سبب بی انگیزه شدن و آزردگی همکارانشان دانسته بود. این موضوع بحثی را پیش آورد که دیدگاههایی موافق و مخالف داشت. این نوشته را به بحث کنترل و شیوه اعمال آن تخصیص داده ام.

ابتدا لازم است تعریف خودم را از کنترل بیان کنم تا با تعریفی مشترک به ادامه بحث بپردازیم. تعریف من بسیار ساده است:

از نظر من کنترل یعنی اشراف، نه سلطه.

کنترل یعنی من اگر مدیر هستم برای شیوه انجام امور برنامه و پیش بینی داشته باشم، نه اینکه دیکته کنم که همکارانم کارهایشان را چطور باید انجام دهند یا در هر گامی در کار آنها مداخله کنم. قرار نیست من فضای نفس کشیدن را تنگ کنم، اما باید بدانم که چه میگذرد.

نگاهی در این راستا هست که میگوید (اقلا برای برخی کارها، مثل فروش یک محصول به مغازه داران) باید نتیجه را کنترل کرد و اگر کسی کار محول شده (هدف تعیین شده) را محقق کرد، باقی زمانش متعلق به خودش است. این نگاه بسیار جالب به نظر میرسد، اما نظر شخصی من این است که این نه به نفع سازمان است و نه به نفع فرد. دلایلم به طور خلاصه به قرار زیر است:

• اگر فرد هدف مثلا فروش را محقق کرد و باقی زمانش را متعلق به خودش دانست، تعلق سازمانی کم میشود. آدمها درگیر نبردی ممکن است بشوند که ناخواسته و نه چندان سودمند است. نکته دیگر این است که که این هدف از کجا آمده است؟ وقتی من نمیدانم و هیچ اطلاع (و کنترلی) بر شیوه های عمل همکارانم ندارم، چطور میتوانم هدف درستی تعیین کنم؟ اگر این هدف از مقتضیات سازمانی نتیجه شده باشد، من چطور میتوانم مطمئن شوم که این هدف با توان همکارانم متناسب است؟ اگر کمتر باشد، آنها وقت زیادی اضافه خواهند داشت و اگر بیشتر باشد، آنها فشار زیادی را تحمل خواهند کرد. من باید کنترل کنم که اگر فرد به هدف نمیرسد، چرا نمیرسد و اگر میرسد، چطور میرسد؟
• نکته بعدی وقتی کنترل ندارم، این است که نمیدانم این کار و هدف از چه راهی حاصل و محقق شده است؟ آیا همکار من در رسیدن به آن هدف، ارزشهای سازمان را رعایت میکند؟ اینکه ارزشها را به او توضیح و تذکر داده باشم، آیا کفایت میکند؟
• اینکه زمانهای باقیمانده پس از تحقق هدف را به خود فرد بدهیم، کار خوبی است، خیلی انگیزه بخش است، اما با کمی کنترل میتوانیم به او کمک کنیم و انگیزه بدهیم که این زمانها را درست مصرف کند. مثلاً میتوانیم برای او اهداف جانبی مطرح کنیم. مثلاً بگوئیم که تو برای رسیدن به پله بعدی به توسعه خودت با یادگیری زبان یا اکسل یا … نیاز داری و برایش زمینه ای فراهم کنیم که این فرد توانمند (که اهدافش را محقق کرده) خود را بیشتر توسعه دهد و تعلق سازمانی اش بیشتر شود. در غیر اینصورت کاملا محتمل است که چنین فرد توانمندی، که تعلق سازمانی اش هم کم شده است، به سرعت به گزینه های خروج یا کار دیگر در جایی دیگر که تمام توانش را به کار گیرد، فکر کند.
• شرایطی را در نظر بگیرید که افراد در زمانهای مختلف به اهدافشان میرسند. آیا کسانی که زمان کمتری برای خودشان خواهند داشت، همان انگیزه و حس خوبی را که سایر افراد دارند، خواهند داشت؟ بعید است. آنها خود را افرادی نالایق تر خواهند دانست و روحیه خود را از دست میدهند. به نظرتان این شبیه این نیست که در یک تیم فوتبال بگوئیم که همه باید n بار طول زمین را بدوند و هر کس که دوید میتواند برود؟ آیا همه حس تیم بودن را خواهند داشت؟ آیا مسابقه ای نامناسب بین اعضای تیم را دامن نزده ایم؟
• نکته پایانی که به نظر بنده یکی از مهمترین نکات است، این است که کنترل درست، نوعی عامل انگیزش است. گروه بزرگی از افراد هستند که اگر کنترل درست بر آنها اعمال نشود، احساس میکنند که دیده نمیشوند و انگیزه خود را از دست میدهند. کنترل کردن و درست بازخورد دادن، به ارتقای سطح انگیزش افراد هم کمک میکند.

کنترل یکی از اجزای بسیار مهم در فرایند ارجاع کار است. برخلاف تصوری که گاهی دیده میشود، ارجاع کار این نیست که کار را بسپاریم و انجام دهنده را رها کنیم. باید به او کمک کنیم تا خود را توسعه دهد و بیشتر به سازمان تعلق پیدا کند. این کار سخت و زمان زیادی را از مدیر میطلبد و نکته این است که کار اصلی مدیر همین است که این زمان را صرف کند، اما گاهی برخی مدیران ما این زمان را از دست رفته میدانند و تلقی میکنند. لذا زمانی برای این کار سخت اختصاص نداده و نتیجه این میشود که مبادرت به کنترل به معنی سلطه میکنند که حتماً نه دلچسب و مطلوب است و نه اثربخش.

وقتی مدیری متوجه میشود که کارکنان از اینترننت استفاده های نابجا میکنند، نخستین اقدامی که بنظرش میرسد این است که دسترسی ها را محدود کند، یا دوربین بگذارد، یا به صفحات نمایش آنها سرک بکشد. اینها تا حدی لازم هستند، اما بیش از حد که شد، برای کارمند آزارنده و برای سازمان غیر اثربخش میشود.

موضوع دیگر، امنیت اطلاعات سازمان است. این کار هم با روشهای نرم افزاری و فناورانه قابل انجام است و باید بشود و میشود، هم با افزایش تعلق سازمانی در میان کارکنان، به گونه ای که این اطلاعات را مال خود بدانند.

این کارهای آسان نیست و باید برای یافتن شیوه های اثربخش اعمال آنها، وقت صرف شود.

تجربه شما در این حوزه چیست؟

سربلند باشید