اشتباهات استخدام

در پی برگزاری کارگاه “اشتراک تجربه های مصاحبه های استخدامی در سازمانهای ایرانی” در پانزدهین کنفرانس مدیریت ایران، نوشته ای از نویسنده وبلاگ “بلاگ مدیر” (سرکار خانم شیما مسائلی) دریافت کردم که پیشنهاد کرده بودند، در وبلاگ منتشر کنم.

نوشته را خواندم و به نظرم رسید که فرصت خوبی است برای طرح دیدگاههای مختلف در این حوزه. نوشته ایشان در ادامه ارائه شده است و امیدوارم شما هم نظراتتان را در مورد نوشته و دیدگاه مطرح شده، بنویسید.

لینک به وبلاگ ایشان هم در میانه نوشته آورده شده است.

اشتباهات رایج در استخدام : چطور از اتلاف سرمایه و زمان در هنگام استخدام جلوگیری کنیم

چطور از اتلاف سرمایه و زمان در هنگام استخدام جلوگیری کنیم؟ از اشتباهات رایج در استخدام جلوگیری کنید تا تلاش شما برای پیدا کردن کاندیدای مناسب موفق تر شود.

کارشناس ارشد منابع انسانی سرش را در دستانش گرفته بود و در حالی که از وضعیت پیش آمده می‌نالید، از آنچه در آینده قرار بود اتفاق بیافتد می‌ترسید. در چند دقیقه آینده باید با استعفای کارمند جدیدی که فقط چند ماه از زمان استخدامش می‌گذشت، موافقت می‌کرد. چرا اوضاع به این شکل پیش رفته و به اینجا رسیده بود؟
کارمند در زمان استخدام رزومه خوبی داشت، مصاحبه هایش همگی به خوبی پیش رفته بود و به نظر می‌رسید برای تمام معیارهای مورد نظر سازمان حائز صلاحیت است. اما با این وجود بعد از شروع به کار تقریبا به هیچ یک از اهداف کاری تعریف شده نمی‌رسید، باعث اختلال در تیم شده بود و در هیچ زمینه‌ای این شغل مناسب نبود. کارشناس ارشد منابع انسانی با آهی به صندلی خود تکیه داد و منتظر شد تا کارمند درب اتاق او را بزند و وارد شود…

نتایج تحقیقی که توسط مرکز توسعه آمریکا (Center for American Progress) صورت گرفته نشان می‌دهد که حدود 20 درصد از حقوق یک کارمند صرف جایگزین کردن فرد دیگری می‌شود. اگر شرکت شما با نرخ بالای خروج از سازمان یا گردش نیروی کار (یعنی جابه‌جایی کارکنان در بخش های مختلف یک سازمان) روبروست، متاسفانه باید گفت که هزینه های سازمان تان احتمالا بالا است.

شما فقط در شرایطی می‌توانید بهترین کاندیداها را برای پست‌های سازمانی خالی استخدام کنید که مراقب چند اشتباه رایج در هنگام استخدام باشید. در این مقاله 10 اشتباه هنگام استخدام و چگونگی اجتناب از بروز آنها را توضیح داده‌ایم.

اشتباهات رایج در استخدام
هیچ فرآیند تضمین شده‌ای برای موفقیت استخدام ها وجود ندارد اما باید بدانیم که آگاهی از موانع و مشکلات بالقوه‌ای که ممکن است بعدا به آن بر برخوریم به ما کمک می‌کنند تا بتوان از آنها اجتناب کرده و یا در صورت مواجهه برای آنها راه حلی پیدا کنیم.

اشتباه 1 : عدم وجود یک شرح شغل دقیق
یکی از اشتباهات رایج در استخدام عدم وجود یک شرح شغل دقیق است. در تبلیغات برای آگهی استخدامی، شرح شغلی دقیق و صادقانه ارائه کنید. چنانچه این کار به درستی انجام نشود، احتمالا نمی‌توان انتظار جذب کاندیداهایی با توانمندی ها و شایستگی های مطلوب را داشت. حتما می‌دانید که یک شرح شغل مناسب، چیزی بیش از صرفا لیستی ساده از وظایف است. در یک شرح شغل دقیق باید نقش کارمند را با توجه به اهداف کلی پست او شرح داده و حوزه های کلیدی مسئولیت او را مشخص کنید.
درباره موقعیت این پست “بزرگنمایی” نکنید، همچنین متقاضیان شغل نباید به اشتباه گمان کنند که این شغل برای آنها فرصت‌هایی بیش از آنچه که واقعا دارد، فراهم می‌کند. برای مثال فرصت ارتقای شغل را چنانچه در واقعیت به زودی امکان پذیر نیست، بزرگنمایی نکنید چرا که این کار فقط باعث می‌شود که سطح توقع کارمند شما بالا برود و بعد از مدتی ناامیدانه شرکت را ترک کند.

اشتباه 2 : عدم توجه به استخدام هایی که می‌تواند از درون سازمان صورت بگیرد
گاهی اوقات بهترین کاندیداها برای پر کردن پست های خالی سازمان درست مقابل چشمان تان هستند!
بنابراین یکی از اشتباهات رایج در استخدام عدم توجه به استخدام هایی است که می‌تواند از درون سازمان صورت بگیرد. پر کردن پست های خالی سازمان از افراد درون سازمان تصمیمی است که به لحاظ اقتصادی نیز به صرفه است، چرا که این اقدام هزینه‌ها و زمان لازم برای انتشار آگهی های استخدامی و تبلیغ برای کاندیداهای برون سازمانی را کاهش می‌دهد. همچنین یک کارمند داخلی با فرآیندهای سازمان، ارزش‌ها و ماموریت آن آشنایی دارد. به عبارت دیگر این فرد خیلی سریع تر از متقاضیان خارج از سازمان می‌تواند با شرایط شغلی جدید سازگار شود.
مزیت بالقوه‌ی دیگری که در این تصمیم نهفته این است که آموزش و ارتقای کارمندان سازمان تان باعث افزایش روحیه و بهره وری آنها خواهد شد.

اشتباه 3 : اتکای بیش از حد به مصاحبه
یکی از اشتباهات رایج در استخدام اتکای بیش از حد به مصاحبه هاست. برخی مدیران برای ارزیابی کاندیداهای بالقوه فقط به شناختی که از طریق مصاحبه با آنها به دست آورده‌اند اتکا می‌کنند، اما آیا این روش درست است؟ لازلو باک (Laszlo Bock) مدیر اجرایی ارشد گوگل، در کتاب خود با عنوان قوانین کار، که در سال 2015 منتشر شد، می‌گوید: “اغلب مصاحبه‌ها فقط اتلاف وقت هستند” چرا که مصاحبه کنندگان غالبا به دنبال تایید تصور اولیه‌ای هستند که مصاحبه کننده در 10 ثانیه اول ملاقات از آنها به دست آورده‌ است.
همچنین کاندیدا ممکن است هر حرف یا کاری که لازم است برای تصاحب شغلی که شما ارائه می‌کنید بزند یا انجام دهد. برای درک بهتر توانمندی های کاندیدا باید آزمون و تمرینی به او بدهید که عملکرد او را با توجه به مسئولیت ها و شرایط “پست مورد نظر” بسنجد. برای مثال می‌توانید از تست های شخصیت شناسی در کنار تحلیل کیس های مربوط به شغل مورد نظر استفاده کنید. این کار توانمندی فرد را در حوزه‌های برنامه ریزی، سازماندهی، اولویت بندی و ارتباطات به شما نشان می‌دهد.

اشتباه 4 : تاثیر پذیری ناآگاهانه از تعصب
یکی از اشتباهات رایج در استخدام تاثیر پذیری ناآگاهانه از تعصب است. استخدام به مهارت های تصمیم گیری شما وابسته است، به این معنا که شما باید بتوانید در تصمیم گیری‌های خود از تعصبات ناآگاهانه دوری کنید. شما ممکن است ناخواسته در مقابل برخی از نامزدها به نفع افرادی که با پیشینه، طبقه اجتماعی، قومیت، سن و یا جنسیت شما اشتراک دارند، جبهه بگیرید.
پذیرش متقاضیان، مستقل از هر یک از ویژگی های پیش گفته به معنای بهره برداری از منبع بزرگتری از استعدادها و در نتیجه افزایش احتمال انتخاب بهترین فرد برای شغل مورد نظر شماست.

اشتباه 5 : استخدام افرادی که شایستگی کمتری نسبت به شما دارند
یکی از اشتباهات رایج در استخدام تمایل به افرادی است که شایستگی کمتری نسبت به شما دارند. یک کارآفرین آمریکایی به نام گای کاواساکی (Guy Kawasaki) در مصاحبه‌ای با نیویورک تایمز گفته بود: “کارمندان کلاس “الف” متقاضیانی را استخدام می‌کنند که “الف⁺” باشند. اما دیگران به دنبال استخدام افرادی هستند که مهارت‌های آنها از خودشان کمتر باشد تا از این طریق بهتر به نظر برسند. بنابراین کارمندان کلاس “ب” به دنبال استخدام متقاضیان کلاس “ج” هستند و به همین ترتیب کارمندان کلاس “ج” متقاضیان رده “د” را استخدام می‌کنند.”
برخی از مدیران از اینکه کسی را استخدام کنند که اعتماد به نفس یا استعداد بیشتری نسبت به آنها داشته باشد واهمه دارند، چرا که آنها را رقیبی برای موقعیت فعلی خود در سازمان می‌بینند. اما مدیران زیرک می‌دانند که برای تسهیم بینشی قدرتمند و افزایش قوای تیم شان نیاز به افرادی توانمند دارند.
استخدام افرادی که بهتر از شما هستند می‌تواند منجر به بهبود مهارت ها و انگیزه های شما در پیشبرد کسب و کارتان شود. بهترین نمونه در این زمینه سخنی است که مدیر ارشد شرکت خودروسازی آمریکا به نام لی آیکوکا (Lee Iacocca) گفته: “من افراد باهوش تر از خودم را استخدام می‌کنم و سپس سعی می‌کنم از آنها سبقت بگیرم.”

اشتباه 6 : رد کردن متقاضیانی که صلاحیت هایی بیش از الزامات شغل مورد نظر دارند  (Overqualified Candidate)
یکی از اشتباهات رایج در استخدام رد کردن متقاضیانی است که دارای صلاحیت هایی بیش از الزامات شغل مورد نظر هستند. رد کردن این افراد، امری وسوسه انگیز است، خواه به دلیل اشتباه شماره 5 باشد یا خواه به این علت که نگران خسته شدن کاندیدا از شغل مورد نظر باشیم. بسیاری از ما گمان می‌کنیم که دیر یا زود او از این شغل کسل می‌شود و تصمیم به ترک سازمان می‌گیرد.
اما افرادی که تجربه و استعداد بسیاری دارند، برای کمک به شما در توسعه تیم تان ماهر و توانمندند. بنابراین استخدام آنها تصمیم درستی است، حتی اگر مدت زیادی در سازمان شما نمانند. شما می‌توانید با تقویت روحیه آنها در وفاداری به سازمان، توضیح دادن درباره فرصت ها و امکان رشد در کنار پاداش، از قابلیت‌های این افراد استثنایی بیشترین بهره را ببرید.

اشتباه 7 : انتظار برای استخدام کاندیدای بی‌نقص
یکی از اشتباهات رایج در استخدام انتظار کشیدن برای استخدام کاندیدای بی‌نقص است. ممکن است شما همان طور که منتظر متقاضی ایده آلتان هستید تصویری از او در ذهن داشته باشید، اما همان طور که منتظر او هستید ممکن است بهره وری تیم تان را به خاطر کمبود بلند مدت نیروی انسانی به خطر بیاندازید. اعضای تیم شما با تحمل فشار کاری بالا و حجم زیاد وظایف برای مدت طولانی ممکن است روحیه خود را از دست بدهند.
کارشناسان استخدام به متقاضیان بی نقص “سنجاب بنفش” می‌گویند، چرا که بسیار نایاب اند!
بنابراین به جای آنکه منتظر کسی باشید که دقیقا با معیارهای شما همخوانی داشته باشد، معمولا بهترین انتخاب این است که فردی را استخدام کنید که از بین گزینه های موجود بیشترین مهارت ها و همخوانی را با فرهنگ مشارکت و همکاری در سازمان دارد. به کمک تست های شخصیت شناسی روحیات او را ارزیابی کنید و این نکته را بدانید که او بعد از استخدام به سادگی می‌تواند باقی مهارت های حرفه‌ای شغلش را بیاموزد (در این مورد شخصیت شناسی : ۵ سوالی که شخصیت فرد تازه وارد را برای شما فاش می‌کند هم مطلب جالبی است).

اشتباه 8 : تعجیل در استخدام
درست است که متقاضی بی‌عیب و نقص، فرد نادری است اما این جمله بدان معنا نیست که ضرورتا باید در امر استخدام عجله کرده و هر کسی را وارد سازمان تان کنید. از زمانی که دارید استفاده نمایید. درباره هزینه و زمانی که باید صرف استخدام و آموزش متقاضی صرف کنید و ارزش این استخدام برای سازمان به درستی فکر کنید. ممکن است نهایتا این امر فقط منجر به تکرار پروسه استخدام شود.
اگر لازم است دو بار با فرد مورد نظر مصاحبه کنید، حتی اگر لازم می‌دانید پست مورد نظر را تا زمان پیدا کردن متقاضی مناسب، به یک پیمانکار خارجی یا یک فریلنسر (freelancer) واگذار کنید.

اشتباه 9 : اتکای بیش از حد به پیشینه
یکی از اشتباهات رایج در استخدام اتکای بیش از حد به رزومه است. چقدر می‌توان به اطلاعات مندرج در یک رزومه اعتماد کرد؟ بر اساس نتایج یک نظرسنجی از حدود 2000 مدیر منابع انسانی که توسط کریر بیلدر (CareerBuilder)، سازمان تخصصی استخدام آمریکا، انجام شده تقریبا 60 درصد از مصاحبه کنندگان در رزومه های افراد با دروغ مواجه شده‌اند. به این معنا که افراد در بیان تجربیات کاری پیشین خود بسیار بزرگنمایی می‌کنند.
بنابراین زمانی که با رزومه‌های پر زرق و برق متقاضیان روبرو شدید حتما درباره‌ی جزئیات کارهایی که انجام داده‌اند از آنها سوال کنید.
با این حال باید توجه داشت که رزومه ها، خوب یا بد، ارزش چندانی ندارند. تجربه مثبت یک متقاضی در سازمانی که قبلا کار می‌کرده به این معنا نیست که او در سازمان شما نیز به طور خودکار خواهد درخشید. همچنین یک پیشینه منفی درباره کاندیدا به معنای عدم موفقیت او در تیم شما نیست.
همانطور که قبلا هم پیشنهاد دادیم، شما می‌توانید به کمک کیس های مربوط به موقعیت شغل مورد نظر، توانمندی‌ها و مهارت های مطلوب را در متقاضی ارزیابی کنید.

اشتباه 10 : انتظارات بالا در مدت کوتاه از متقاضی تازه استخدام شده
یکی از اشتباهات رایج در استخدام توقعات بالا در کوتاه مدت از متقاضی تازه استخدام شده است. معمولا برای یک تازه وارد حدود سه ماه طول می‌کشد تا کاملا با تیم خود هماهنگ شده و نتایج عملکردش مشخص شود. مخصوصا اگر این شغل برای مدتی خالی بوده یا فرآیند استخدام به درازا کشیده شده باشد کاملا قابل درک است که بخواهید زودتر به بازدهی برسید، اما بدانید که این کارتان بدان معناست که فرصت “یادگیری راه و چاه” را از فرد گرفته‌اید.
در اولین هفته‌های شروع به کار، آشنا کردن فرد تازه وارد با اهداف تیم و سازمان، حمایت و آموزش وی اهمیت بسیاری دارد. احساس خوشامدگویی، معارفه با تیم در روز اول کار بسیار مهم است. به او بگویید که حتما می‌تواند سوال بپرسد، راهنمایی بخواهد و جلسات مستمری برای پیگیری نحوه عملکرد خود ترتیب بدهد.

جمع بندی

استخدام نیروی کار جدید می‌تواند فرآیندی پر هزینه و زمانبر باشد، بنابراین درست طی کردن این فرآیند اهمیت بالایی دارد. مدیران به دنبال استخدام افرادی هستند که نه تنها بهترین گزینه برای پست مورد نظر باشند، بلکه روحیه همکاری با سازمان را داشته و از این حیث نرخ خروج از سازمان را کاهش دهند.
در این مقاله 10 اشتباه رایج در هنگام استخدام را برشمردیم:
1. عدم وجود یک شرح شغل دقیق؛
2. عدم توجه به استخدام هایی که می‌تواند از درون سازمان صورت بگیرد؛
3. اتکای بیش از حد به مصاحبه؛
4. تاثیر پذیری ناآگاهانه از تعصب؛
5. استخدام افرادی که شایستگی کمتری نسبت به شما دارند؛
6. رد کردن متقاضیانی که دارای صلاحیت هایی بیش از الزامات شغل مورد نظر هستند؛
7. انتظار برای استخدام کاندیدای بی‌نقص؛
8. تعجیل در استخدام؛
9. اتکای بیش از حد به پیشینه؛
10. انتظارات بالا در مدت کوتاه از متقاضی تازه استخدام شده.