شنونده خوبی باشید

معمولاً در جلسات کاری، تصورمان این است که افرادی که بلند تر و بیشتر صحبت میکنند، بیشتر بر جلسه و تصمیمات آن اثر میگذارند، اما واقعاً اینطور نیست.

افرادی که بیشتر و بلند تر صحبت میکنند، به کرات و بدون توجه صحبتهای دیگران را قطع میکنند و در صحبتهایشان که فراوان است، اثری از توجه به گفته های دیگران دیده نمیشود، (معمولاً High D ها) حجم بیشتری از گفته شده های جلسه را به خود اختصاص میدهند، اما لزوماً بیشترین اثرگذاری را بر نتایج جلسه ندارند.

اول باید از اثرگذاری تعریف مشترکی داشته باشیم و بعد ببینیم چه اتفاقی می افتد و ما در کجای این طیف هستیم؟

اثرگذاری یعنی بتوانیم شرایطی را فراهم کنیم که حاضرین بعد از خاتمه جلسه احساس کنند که در مورد نتایج جلسه توافق وجود دارد، همه در این نتایج نقش و سهم داشته اند، و آنها به این نتیجه رسیده اند.

هر شخص که احساس کند نتایج ظاهری جلسه به او تحمیل شده، یا نظرات او نادیده گرفته شده، یا به او برای ارائه نظرش مهلتی داده نشده، برای تحقق اهداف و یافته های جلسه،‌انگیزه ای نخواهد داشت.

باید یادمان باشد که نتایج جلسه، جملات کوتاه مختصری نیست که در برگه ای نوشته میشود، نتایج جلسه نکات ریزی است که بر قلب و روان حاضرین نقش میبندد!

اگر شما یک فرد با شاخصه رفتاری S پرشدت را در بحث مشارکت نداده باشید، و سرعت جلسه آن قدر زیاد باشد، یا جلسه آن قدر پر تنش باشد، یا جلسه چنان بی مقدمه تشکیل شده باشد که تحلیلگران شما فرصت تجزیه و تحلیل اطلاعات را نیافته باشند، بعید است که بتوانید از نظرات این دسته، که معمولاً هم بسیار با ارزش است، بهره مند شوید.

اگر در جلسه تصمیماتی گرفته شود که دلیل و شاهد و مدرک و آمار درست و قابل اتکائی برای آن ارائه نشده باشد، بعید است که افرادی با C بالا، برای اجرا و تحقق آن تصمیمات با شما همراه شوند. آنها به پاسخی برای چراهایشان نیاز دارند.

حالا یک جلسه را در ذهنتان مجسم کنید. درست است که احتمالاً یک یا چند نفر بیشتر حرف میزنند و به ظاهر اعضا را دنبال خود میکشند، اما عده ای هم هستند که ساکت هستند و بیشتر گوش میکنند. آنها با این گوش کردنشان، زمان را برای تجزیه و تحلیل اطلاعاتی که دریافت میکنند، مصرف میکنند. اینها دقیقاً مصداق کم گوی و گزیده گوی چون در،‌ هستند. اینها معمولاً در زمان نوشتن صورت جلسه،‌ چند نکته ظریف را مطرح میکنند که گاهی تمام حرفهای افراد پرحرف را بی اثر میکند.

در تحقیقی که انجام شده،‌ دیده شده که از نظر کارکنان سازمان، افرادی اثرگذار تر بوده اند که در جلسات کمتر صحبت کرده اند و بیشتر شنونده بوده اند.

I ها و D های عزیز که وقت زیادی از جلسه را به سخنرانی،‌گاهی امر و نهی و گاهی تعریف از خود میپردازند، باید متوجه باشند که با اینکار دارند مرتباً از اثرگذاری خود میکاهند.

افرادی با C و S بالا، به محض اینکه حرفهای شما از دایره منطق خارج شود، توجه و تمرکز به حرفهای شما را از دست میدهند و لذا آن همکاری و همیتی که شما از جلسه انتظار داشته اید، حاصل نمیشود. وقای افراد را به جلسه دعوت میکنید، بگذارید حرف بزنند، نظر بدهند و خود را صاحب موضوع بدانند، آنگاه به هر نتیجه ای برسند، خود را صاحب آن جمعبندی میدانند و حتی بیشتر از شما برای تحقق آن میکوشند.

راستی هیچوقت محاسبه کرده اید که هزینه یک جلسه کاری یکساعته واقعاً برای سازمان چقدر است؟ و اگر دستاوردی نداشته باشد، چه ضرری متوجه سازمان میشود؟ از این هزینه و زمان باید درست و خوب استفاده کرد.

این مطلب از سایت خوب مدیران ایران هم در زمینه اثربخشی جلسات کاری است.

سربلند باشید

راستی: اگر میخواهید با مدل دیسک و شاخصه های رفتاری D,I,S و C آشنا شوید،‌ میتوانید از جمله این مطلب، یا این مطلب را مطالعه فرمائید و اگر سوالی داشتید در بخش نظرات بفرمائید تا در حد بضاعتم، پاسخگو باشم.