مدیریت زمان
مدیریت زمان یکی از عواملی است که همه به آن نیاز دارند. خیلی از مدیرانی که شما مدتهای مدیدی پشت در آنها منتظر میمانید از این عارضه رنج میبرند، اکثر آنها به این موضوع معترفند چ.ن خودشان بیشتر از آن صدمه میبینند تا شما.
اما مدیریت زمان کاری است سهل و ممتنع!
سهل است چون با توجه به مواردی بسیار ساده، میتوان تمام کارها را به موقع انجام داد.
ممتنع است چون به نظر میرسد که هر قدر تلاش میکنید، وضع بهتر نمیشود، حتی روز های اول، چنین به نظر میرسد که وضع رو به خرابی میرود!
اگر بتوان الزامات مدیریت زمان را واقعاً به کار بست، و شاخصه های رفتاری که با برخی از این گامها در تناقض هستند را بهبود بخشید، میتوان امیدوار بود که وضع بهتر شود.
به هر روی، نظر به اهمیت موضوع به نظرم ارزش دارد که کمی در مورد آن صحبت کنیم.
اولین گام در مدیریت زمان، هدف گذاری است. هدف گذاری یعنی میخواهیم روشن کنیم که قرار است از وقتمان در چه راستایی استفاده کنیم و مهم تر از آن در چه راستایی استفاده نکنیم. بدون هدف گذاری درست، زمان خود را با اتلاف وقت با سردرگمی بر سر اینکه چه کاری در اولویت است، از دست میدهیم.
D ها با صرف انرژی زیاد سعی میکنند که همه کارها را انجام دهند و این برای سلامتی آنها بسیار خطرناک است.S ها سعی میکنند همیشه کار کامل را انجام دهند، لذا چنین به نظر میرسد که همیشه عقب هستند و C ها آن قدر در جزئیات غرق میشوند که از کار اصلی غافل میمانند.
گام دوم اولویت بندی است. باید بدانیم کدام کار در راستای هدف مهمتر است. اگر اولویت بندی درستی بر اساس هدفمان نکنیم، ممکن است وقت زیادی را صرف کاری بکنیم که اثر کمی در هدف اصلی داشته باشد. در تهیه یک گزارش ممکن است آنقدر به کیفیت چاپ اهمیت دهیم که محتوایی بی ارزش را با چاپی عالی ارائه دهیم.
همه کارها ممکن است لازم باشند اما باید برای هر کدام اولویتی در نظر بگیریم که در خور شان و جایگاهش در رسیدن به هدف باشد.
کار سوم، مدیریت وقفه هاست. در دنیای واقعی امکان ندارد که وقفه در کار ما پیش نیاید، این هم که فرض کنیم همه وقفه ها بی اهمیت هستند، همیشه درست نیست. خیلی اوقات وقفه ناشی از کاری بسیار مهم است و نمیتوانیم از آن چشم پوشی کنیم. باید بتوانیم وقفه ها را مدیریت کنیم.
بخشی از وقفه ها را باید با نه گفتن مناسب مدیریت کنیم و برخی دیگر را با منابعی که برای این موضوع کنار گذاشته ایم. اما باید برای مدیریت آنها برنامه داشته باشیم. البته خوب است که کاری کنیم که وقفه ها حداقل باشند، اما حذف آنها از زندگی واقعی غیر ممکن است، پس باید برای مقابله با آنها برنامه داشته باشیم.
گام چهارم احتراز از تعویق است. تعویق به زبان خودمان یعنی گذاشتن برای بعد. اما کدام بعد؟ تمام زمانهای آینده شما بر اساس هدفتان و اولویت بندیتان باید موضوع داشته باشند. احاله به “بعد” سبب تلنبار شدن کارها میشود. سبب میشود که در آینده با حجمی از کارهای احتمالاً ضروری مواجه شوید که مگر با هزینه زیاد قادر به انجام آنها نخواهید بود. تکلیف کارها را همین امروز مشخص کنید.
برای جلوگیری از احاله به بعد، ابتدا باید بدانید که چرا به بعد حواله میدهید؟ D ها ممکن است اهمیت کار را کم ارزیابی کنند چون کس دیگری آن را ارجاع کرده است، I ها ممکن است آن قدر به مردم و دیگران و دلخور نشدن آنها فکر کنند که نخواهند کسی را دلخور کنند و نه نگویند، اما کار را هم انجام ندهند. S ها ممکن است چون هنوز از بررسیهایشان سیر نشده اند به بعد ارجاع دهند و C ها یافتن چند دلیل یا مدرک برای هر کار را به بعد محول کنند. باید این دلیل را کشف کنید و از آن دوری کنید. خودتان را قانع کنید که شما در قبال این کار یا مسئولید (برایش جایی مشخص بیابید) یا غیر مسئولید (نه بگوئید)
گام پنجم زمانبندی است. عمده مدیریت زمان در گرو زمانبندی خوب است. زمانبندی یعنی تقسیم زمانتان به فاصله های کوچکتر و قراردادن هر کاری از اولویت بندیتان در جائی از آن. کارهای نیازمند فکر، کارهای نیازمند تعامل، آنها که نیاز به حضور دیگران دارند و .. هر کدام در جائی و گوشه ای از تقسیمات زمانی شما جای میگیرند.
یادتان باشد که همه کارهایتان را در برنامه ببینید: رفتن به مدرسه فرزند، وقت مفید و خوبی با همسر، استراحت، ورزش، پرداختن به مشکلات مشتریان و همکاران و … اینها همه کارهای لازمی هستند که نباید از انها غافل بمانید.
برنامه زمانی را واقع بینانه بریزید، برنامه های خیلی فشرده محقق نمیشوند و برنامه های خیلی راحت و باز هم واقع بینانه نیستند.
دیدید؟ خیلی ساده است. حالا قلم و کاغذی بردارید (یا در رایانه تان) و زمان خود را مدیریت کنید، وقتی به انتها رسیدید، هنوز هم ساده است، اما در عمل شاید کمی پیچیده باشد، دلسرد نشوید و پافشاری مثبت داشته باشید. خوب است از دیگران هم بخواهید در رعایت این برنامه به شما کمک کنند.
دعا کنید منهم بتوانم برنامه های زمانی ام را رعایت کنم و به آنها وفادار بمانم :-)
سربلند باشید
